Human Capital: People, Organizations, and Management

Secara harfiah, kata organisasi berasal dari bahasa Yunani organon yang berarti alat bantu atau instrumen. Dilihat dari asal katanya, organisasi pada dasarnya adalah alat bantu yang sengaja didirikan atau diciptakan untuk membantu manusia memenuhi kebutuhan dan mencapai tujuan-tujuannya. Berdasarkan  pemahaman  sederhana  ini,  tidak  berlebihan  jika  dikatakan bahwa  Universitas  Terbuka  (UT)  adalah  sebuah  organisasi  karena  UT sengaja didirikan untuk memberi kesempatan, khususnya kepada masyarakat pekerja, agar memperoleh pendidikan tinggi bermutu, tanpa harus meninggalkan pekerjaan  mereka.  Meski  bisa  disebut  sebagai  alat  bantu, dalam batas-batas tertentu, organisasi berbeda dengan alat bantu yang lain katakanlah dengan teknologi. Perbedaan utamanya terletak pada keterlibatan manusia pada kedua alat bantu tersebut. Bagi organisasi, manusia dianggap memiliki peran sentral. Dikatakan demikian karena manusia merupakan penggerak utama dalam kehidupan organisasi. Namun, harus diakui pula bahwa manusia bukan sekadar menjadi penggerak (subjek) yang menjalankan organisasi,  tetapi  juga  objek  yang  harus  dikelola  agar  organisasi  bisa berfungsi sebagaimana mestinya. Sementara itu, manusia bagi alat bantu lain (teknologi misalnya) melulu sebagai subjek yang menjalankan dan mengendalikan alat  bantu tersebut. Itulah sebabnya organisasi jauh  lebih kompleks  dan  lebih  sulit  dikendalikan  dibanding  alat   bantu  lainnya. Utamanya lagi karena setiap individu bisa menjadi subjek sekaligus objek. Di samping itu, setiap individu yang terlibat dalam organisasi memiliki kebutuhan masing-masing yang terkadang berbeda di antara mereka, tetapi dalam batas-batas tertentu semuanya harus dipenuhi.

Karena alasan itu pulalah, mengelola organisasi dengan baik bukan merupakan pilihan, tetapi sebuah keharusan. Dalam bahasa yang lebih sederhana, organisasi perlu manajemen agar bisa berfungsi sesuai tujuan awal didirikannya   organisasi,   yakni   bisa   memenuhi   kebutuhan   dan   tujuan seseorang atau sekelompok orang. Organisasi dan manajemen dengan demikian seperti dua sisi dari satu mata uang. Keduanya saling terkait dan saling membutuhkan. Di sisi lain, baik organisasi maupun manajemen juga membutuhkan kehadiran manusia dan menempatkan manusia pada posisi sentral. Oleh sebab itu organisasi, manajemen, dan manusia merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan. Ketiganya saling bergantung. Namun, karena organisasi dan manajemen hanyalah alat bantu, manusia dalam pertalian tersebut menempati posisi sentral saat keberadaan organisasi dan manjemen sengaja diciptakan manusia untuk kepentingan manusia itu sendiri. 

Berdasarkan penjelasan ini, KB 1 bermaksud memperkenalkan mahasiswa mengenai gambaran umum organisasi dalam kaitannya dengan manajemen dan manusia. KB 1 akan dibagi menjadi tiga subpokok bahasan. Subpokok   bahasan   pertama   tentang   organisasi   akan   terlebih   dahulu diuraikan. Uraian meliputi definisi organisasi, dimensi-dimensi organisasi, dan metafora organisasi. Uraian dilanjutkan dengan subpokok bahasan kedua, yakni mengenai tujuan didirikannya organisasi dan pihak-pihak yang memperoleh manfaat dari organisasi. Subpokok bahasan ketiga menjelaskan peran manajemen dan manajer dalam pengelolaan organisasi. Yang termasuk dalam subpokok bahasan ini adalah keterampilan yang harus dimiliki seorang manajer agar ia bisa mengelola organisasi secara efisien dan efektif.

 

DEFINISI ORGANISASI

Organisasi sering didefinisikan sebagai sekelompok manusia (group of people) yang bekerja sama dalam rangka mencapai tujuan bersama (common goals). Meski definisi ini cukup populer karena mudah dipahami, banyak ahli mengatakan bahwa definisi ini terlalu sederhana. Masih ada beberapa unsur penting yang seharusnya menjadi bagian dari esensi dasar organisasi, tetapi belum terungkap dalam definisi di atas. Definisi yang lebih komprehensif misalnya diberikan oleh Stephen F. Robbins sebagai berikut. 

Organisasi adalah unit sosial yang sengaja didirikan untuk jangka waktu yang relatif lama, beranggotakan dua orang atau lebih yang bekerja   bersama-sama   dan   terkoordinasi,   mempunyai   pola  kerja tertentu yang terstruktur, serta didirikan untuk mencapai tujuan bersama atau satu set tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 

Sejalan dengan definisi di atas, David Cherrington (1989) juga memberikan definisi organisasi yang kurang lebih sama sebagai berikut. 

Organisasi adalah sistem sosial yang mempunyai pola kerja yang teratur   dan   yang   didirikan   oleh   manusia   serta   beranggotakan sekelompok manusia dalam rangka mencapai satu set tujuan tertentu.

 Kedua definisi di atas pada dasarnya mempunyai kesamaan, kecuali satu hal,  yakni dalam kaitannya dengan tujuan yang ingin dicapai organisasi. Definisi yang diberikan Robbins masih terdapat istilah “tujuan bersama” sebagai tujuan organisasi. Yang dimaksudkan dengan tujuan bersama adalah adanya anggapan bahwa tujuan yang ingin dicapai oleh masing-masing anggota organisasi tidak  berbeda dengan  tujuan  yang  ingin  dicapai  oleh organisasi itu sendiri. Anggapan ini didasarkan pada suatu asumsi bahwa tujuan didirikannya organisasi adalah para anggotanya bisa mencapai tujuan yang dikehendaki. Oleh karena itu, selama mereka masih mau bergabung dengan organisasi, itu berarti mereka mau saling membantu mencapai tujuan masing-masing. Keinginan saling membantu mencapai tujuan itulah yang oleh Stephen Robbins disebut sebagai tujuan bersama.

Sementara itu, Cherrington tidak sependapat dengan istilah tujuan bersama karena istilah tersebut dianggap menyesatkan (misleading). Cherrington beranggapan bahwa alasan seseorang mau menjadi anggota sebuah  organisasi  bisa  saja  berbeda.  Seseorang  mau  bergabung  dengan sebuah organisasi mungkin beralasan bahwa ia bisa memperoleh penghasilan yang cukup untuk menghidupi keluarga. Yang lain mungkin beranggapan bahwa ia bisa mengaktualisasikan dirinya ketimbang harus bergabung dengan organisasi lain. Sementara itu, anggota yang lain mungkin merasa bahwa organisasi tempat ia terlibat akan memberi kebanggaan baginya dan masih banyak alasan lain mengapa seseorang mau bergabung dengan organisasi. 

Dengan berbagai alasan seperti itu, Cherrington berkesimpulan bahwa tujuan yang ingin dicapai para anggota organisasi belum tentu sama. Cherrington  tidak  membantah  bahwa  tujuan  organisasi  tidak  mungkin tercapai jika para anggotanya tidak mau memberi kontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi. Demikian sebaliknya, para anggota organisasi tidak akan mau memberi kontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi manakala organisasi tersebut tidak membantu anggota mencapai tujuannya. Cherrington lebih lanjut menegaskan bahwa saling membantu di antara para anggota organisasi bukan berarti bahwa tujuan mereka sama. Oleh karena itu, Cherrington menegaskan bahwa istilah yang lebih tepat untuk mendefinisikan tujuan  organisasi adalah  mencapai  satu  set  tujuan  yang  telah  ditetapkan sebelumnya.

Tentang adanya perbedaan tujuan antara tujuan individu (tujuan para anggota organisasi) dan tujuan didirikannya organisasi ditegaskan oleh Jeniffer  M.  George  dan  Gareth  Jones.  Mereka  menyatakan,  “Organisasi adalah kumpulan manusia yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan individu dan tujuan organisasi.” Penjelasan ini sekali lagi menegaskan bahwa tujuan individu dan tujuan  organisasi boleh jadi berbeda. Sementara itu, Richard Daft mendefinisikan organisasi dengan memberi tekanan pada karakter organisasi. Definisi tersebut sebagai berikut.

 Organisasi  adalah  sebuah  entitas  sosial  yang  berorientasi  pada tujuan dengan suatu sistem kegiatan yang terstruktur dan mempunyai batas-batas yang bisa teridentifikasi.

 Istilah “batas-batas yang bisa teridentifikasi” itulah yang bisa disebut sebagai identitas diri organisasi. Batas-batas inilah yang membedakan satu organisasi dengan organisasi lainnya. Yang juga harus dipahami di sini dan yang dimaksud dengan batas-batas organisasi bukanlah batas geografis. Memang sebuah organisasi yang dinamakan negara membedakan satu negara dengan negara lain. Mereka biasa menggunakan batas geografis. Akan tetapi, bagi jenis organisasi yang lain, seperti perusahaan, batas geografis bukanlah cara yang tepat untuk membedakan satu perusahaan dengan perusahaan lain. Jika perusahaan tersebut adalah perusahaan multinasional yang berlokasi di beberapa negara atau perusahaan domestik yang berlokasi di beberapa wilayah, batasan organisasi biasanya dikaitkan dengan dimensi organisasi (uraian tentang identitas diri organisasi akan dijelaskan pada bagian lain). Dari beberapa definisi organisasi sebagaimana telah dijelaskan di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut.

 Organisasi adalah unit sosial atau entitas sosial yang didirikan oleh manusia untuk jangka waktu yang relatif lama, beranggotakan sekelompok manusia—minimal dua orang, mempunyai kegiatan yang terkoordinasi, teratur dan terstruktur, didirikan untuk mencapai tujuan tertentu, serta mempunyai identitas diri yang membedakan satu entitas dengan entitas lainnya.

 

 KARAKTERISTIK ORGANISASI

Definisi di atas juga menegaskan bahwa secara umum organisasi mempunyai lima karakteristik utama, yakni (1) unit/entitas sosial, (2) beranggotakan minimal dua orang, (3) berpola kerja yang terstruktur, (4) mempunyai tujuan yang ingin dicapai, dan (5) mempunyai identitas diri. Penjelasan masing-masing karakteristik sebagai berikut.

 1.    Unit/Entitas Sosial

Organisasi adalah rekayasa sosial hasil karya manusia (man-made) yang bersifat tidak kasat mata (intangible) dan abstrak sehingga organisasi sering disebut sebagai artificial being. Karena sifatnya tersebut, organisasi dengan demikian lebih merupakan realitas sosial ketimbang sebagai realitas fisik. Meski bukan sebagai realitas fisik, bukan berarti bahwa organisasi tidak membutuhkan fasilitas fisik. Fasilitas fisik, seperti gedung, peralatan kantor, ataupun mesin-mesin, masih tetap dibutuhkan (meski tidak harus dimiliki) karena dengan fasilitas fisik inilah sebuah organisasi bisa melakukan kegiatannya. Di samping itu, dari fasilitas fisik ini pula, orang luar mudah mengenali adanya entitas sosial.

Meski begitu, tidak berarti pula bahwa hanya dengan semata-mata merujuk  pada  keberadaan fasilitas  fisik  kita  bisa  mendefinisikan adanya sebuah organisasi. Sebagai contoh, sebelum ditutup pemerintah, Bank BHS bisa disebut sebagai organisasi karena merupakan realitas sosial. Namun, setelah itu, meski gedung-gedungnya masih berdiri megah dan logo BHS masih menempel di gedung tersebut, Bank BHS sebagai realitas sosial sudah berakhir dan yang tinggal hanyalah realitas fisik yang tidak lagi bisa disebut sebagai organisasi.

Sebagai entitas sosial, organisasi umumnya didirikan untuk jangka waktu yang relatif lama, bisa berumur puluhan tahun atau ratusan tahun bahkan bisa mencapai waktu yang tidak terbatas. Keberadaan sebuah organisasi tidak terkait dengan masih ada/tidaknya pendiri organisasi tersebut. Sekalipun para pendiri sudah tidak lagi terlibat dengan organisasi karena meninggal dunia atau karena alasan lain, hal itu tidak menyebabkan organisasi tersebut dengan sendirinya bubar. Sebagai contoh, Matsushita Electric Industrial (MEI)— perusahaan elektronik terkenal dari Jepang yang didirikan pada tahun 1930- an—sampai sekarang masih eksis meski pendirinya Kenosuke Matsushita sudah lama meninggal dunia.

Organisasi kadang-kadang juga sengaja didirikan untuk jangka waktu tertentu  (bersifat  ad  hoc)  dan  dengan  sendirinya  bubar  atau  dibubarkan setelah   kegiatan   yang   berkaitan  dengan  pendirian  organisasi  tersebut berakhir. Kegiatan sebuah proyek atau kepanitiaan misalnya merupakan beberapa jenis organisasi yang mempunyai umur terbatas. Panitia pesta pernikahan, panitia penyelenggaraan pekan olahraga nasional (PON), atau panitia pembangunan masjid segera dibubarkan manakala kegiatan pernikahan, kegiatan olahraga, atau kegiatan pembangunan masjid tersebut selesai dikerjakan.

 2.    Beranggotakan Minimal Dua Orang

Sebagai hasil karya cipta manusia, organisasi bisa didirikan oleh seseorang yang mempunyai kemampuan, pengetahuan, dan sarana lainnya. Kadang-kadang juga didirikan oleh dua orang atau lebih yang sepakat dan mempunyai ide yang sama untuk mendirikan organisasi. Tanpa melihat siapa yang mendirikan atau berapa pun banyaknya pendiri sebuah organisasi, yang pasti manusia dianggap sebagai unsur utama dari organisasi. Tanpa keterlibatan manusia, sebuah entitas sosial tidak bisa dikatakan sebagai organisasi. Bahkan, secara ekstrem bisa dikatakan bahwa tidak ada satu pun organisasi yang tidak melibatkan manusia dalam kegiatannya. Artinya, keterlibatan manusia dalam organisasi adalah sebuah keharusan. Istilah populernya adalah organization is by people for people—organisasi didirikan oleh manusia untuk kepentingan manusia.

Namun, untuk dikatakan sebagai organisasi, seseorang tidak bisa bekerja sendirian, misalnya hanya dibantu mesin-mesin atau robot, tetapi harus melibatkan orang lain—satu orang, dua orang, tiga orang, atau lebih yang bekerja sama dalam satu ikatan, baik dalam ikatan fisik, tempat kerja yang sama, maupun dalam satu jaringan kerja. Dengan kata lain, salah satu persyaratan  agar  sebuah  entitas  sosial  disebut  organisasi  adalah  harus beranggotakan dua orang atau lebih agar kedua orang tersebut bisa saling kerja  sama,  melakukan pembagian kerja,  dan  terdapat spesialisasi dalam pekerjaan.

 3.    Berpola Kerja yang Terstruktur

Prasyarat bahwa organisasi harus beranggotakan minimal dua orang menegaskan bahwa berkumpulnya dua orang atau lebih belum dikatakan sebagai organisasi manakala berkumpulnya dua orang atau lebih tersebut tidak terkoordinasi dan tidak mempunyai pola kerja yang terstruktur. Sebagai contoh, ketika terjadi kebakaran di sebuah kampung, biasanya para tetangga secara sukarela membantu memadamkan kebakaran tersebut. Ada di antara mereka yang mengambil air, menyelamatkan barang-barang dari amukan api, menolong orang dari jebakan api, menyiramkan air ke tempat yang terbakar, atau bahkan ada sebagian orang yang hanya melihat kejadian dan mungkin ada wartawan yang meliput kejadian tersebut. Berkumpulnya beberapa orang tetangga dalam kaitannya dengan upaya mereka untuk memadamkan kebakaran belum cukup untuk mengatakan bahwa kegiatan tersebut adalah organisasi, paling tidak karena mereka sekadar bekerja bersama-sama, bukan bekerja sama dengan pola kerja yang terstruktur.

 4.    Mempunyai Tujuan

Organisasi didirikan bukan untuk siapa-siapa dan bukan tanpa tujuan. Manusia  adalah  pihak  yang  paling  berkepentingan terhadap  didirikannya sebuah  organisasi.  Organisasi  didirikan  karena  manusia  sebagai  mahluk sosial  sukar  untuk  mencapai tujuan  individualnya jika  segala  sesuatunya harus dikerjakan sendiri. Kalau toh dengan bekerja sendiri, tujuan individual tersebut bisa dicapai, tetapi akan lebih efisien dan efektif jika cara pencapaiannya dilakukan dengan bantuan orang lain melalui sebuah organisasi. Artinya, didirikannya sebuah organisasi bertujuan agar sekelompok manusia  yang  bekerja  dalam  satu  ikatan  kerja  lebih  mudah mencapai tujuannya ketimbang mereka harus bekerja sendiri-sendiri.

Dalam hal ini, harus dipahami bahwa meski ada kerja sama di antara sekelompok orang dalam satu ikatan kerja, tidak bisa diinterpretasikan bahwa tujuan mereka sama. Ada kemungkinan tujuan masing-masing individu berbeda, tetapi kesedian mereka berada dan bergabung dalam sebuah organisasi menunjukkan bahwa mereka mempunyai kesepakatan untuk saling membantu  dalam  mencapai  satu  set  tujuan,  baik  tujuan  masing-masing individu (tujuan anggota organisasi) maupun tujuan organisasi itu sendiri (tujuan para pendiri organisasi).

 5.    Mempunyai Identitas Diri

Ketika  sepotong  besi  dipadukan  dengan  besi  lain,  perpaduan  besi tersebut bisa menjadi sebuah mesin yang berbeda dengan mesin lainnya. Jika beberapa suara di-aransir, jadilah sebuah lagu yang berbeda dengan lagu lainnya. Demikian juga jika sekelompok manusia diorganisasi untuk melakukan kegiatan, jadilah sekelompok manusia tersebut sebagai entitas sosial yang berbeda dengan entitas sosial lainnya.

Sebuah mesin mudah dibedakan dengan mesin lainnya melalui tampilan fisiknya dan sebuah lagu berbeda dengan lagu lainnya melalui nada suaranya, tetapi tidak demikian dengan organisasi. Perbedaan satu entitas sosial dengan entitas sosial lainnya sulit untuk diduga karena beberapa alasan. Pertama, sifat organisasi yang intangible dan abstrak menyulitkan seseorang untuk melihat atau menyentuh organisasi. Kedua, organisasi sebagai subsistem dari sistem sosial yang lebih besar memungkinkan para anggotanya saling berinteraksi dengan anggota masyarakat di luar organisasi. Bahkan, ketiga, sering terjadi bahwa seseorang menjadi anggota lebih dari satu organisasi sehingga batasan organisasi seolah-olah menjadi kabur kalau batasan tersebut hanya dilihat dari keanggotaan seseorang.

Meski demikian, bukan berarti sebuah organisasi tidak mempunyai batasan  dan  identitas  diri.  Identitas  diri  sebuah  organisasi secara  formal misalnya bisa diketahui melalui akta pendirian organisasi tersebut yang menjelaskan siapa yang menjadi bagian dari organisasi dan siapa yang bukan, kegiatan apa yang dilakukan, bagaimana organisasi tersebut diatur, atau siapa yang mengaturnya. Di samping itu, organisasi juga dapat diidentifikasikan melalui variabel yang sifatnya informal dan sulit dipahami, tetapi keberadaannya tidak diragukan. Variabel tersebut biasa disebut sebagai budaya. Seorang antropolog dari Filipina F. Landa Jocano bahkan menegaskan bahwa sekelompok orang yang bekerja sama tidak akan dikatakan sebagai organisasi manakala kelompok tersebut tidak mempunyai budaya. Jadi, budaya dalam hal ini dianggap sebagai variabel yang menjadi karakteristik sebuah organisasi dan membedakan organisasi tersebut dengan organisasi lainnya.

 

DIMENSI ORGANISASI

Seperti halnya manusia yang mempunyai kepribadian atau personality, organisasi sebagai artificial being juga mempunyai sifat yang sama yang biasa disebut sebagai karakter organisasi. Karakter ini mencerminkan sosok sebuah organisasi, yakni bagaimana ia  berperilaku dan  mengapa ia  beda dengan organisasi lainnya. Secara umum, karakter sebuah organisasi dapat dipahami melalui dimensi-dimensi organisasi yang dibedakan dalam dua tipe, yaitu dimensi struktural dan dimensi kontekstual. Dimensi struktural adalah karakter organisasi yang bersumber pada sisi internal organisasi, seperti tingkat formalitas organisasi, standardisasi pekerjaan, kompleksitas organisasi, hierarki organisasi, dan sebagainya. Elemen-elemen ini merupakan determinan karakteristik organisasi dan menjadi dasar untuk menilai sosok (construct) organisasi serta membandingkan satu organisasi dengan organisasi lainnya.

Sementara itu, dimensi kontekstual merupakan karakteristik organisasi secara menyeluruh yang ditentukan oleh ukuran (besar/kecilnya) organisasi, teknologi yang digunakan, lingkungan organisasi, tujuan, dan budayanya. Dimensi kedua (dimensi kontekstual) ini menjadi faktor penentu bagi keberadaan sebuah organisasi secara menyeluruh dan berpengaruh terhadap dimensi struktural organisasi. Kedua dimensi ini jika dipahami secara baik dapat   bermanfaat   untuk memahami   organisasi   secara   keseluruhan, memahami perilaku organisasi, dan bisa menjadi dasar untuk menilai keberhasilan organisasi.

   1.    Dimensi Struktural

a.    Formalisasi organisasi

Dimensi ini berkaitan dengan seberapa banyak sebuah organisasi membuat dan mendokumentasikan aturan. Yang termasuk dalam aturan organisasi yang didokumentasikan adalah deskripsi kerja, prosedur kerja, manual kerja, dan aturan-aturan tertulis lainnya. Semakin banyak aturan yang dibuat dan ditetapkan organisasi, semakin formal pula organisasi tersebut. Demikian sebaliknya, semakin sedikit aturan yang dibuat, organisasi tersebut semakin tidak formal. Dalam praktik, ada kecenderungan bahwa semakin besar sebuah organisasi, semakin banyak pula aturan yang dibuat sehingga bisa   dikatakan   organisasi   yang   lebih   besar   cenderung   lebih   formal. Organisasi pemerintah, misalnya, mempunyai aturan yang cukup banyak dan detail. Sebaliknya, perusahaan keluarga yang relatif masih kecil cenderung tidak begitu banyak aturan yang dibuat sehingga semakin tidak formal.

 b.    Spesialisasi

Dimensi ini sering disebut sebagai division of labor atau pembagian kerja. Organisasi dengan tingkat spesialisasi yang tinggi memberi arti bahwa karyawan hanya mengerjakan tugas yang sangat spesifik. Contoh tentang perusahaan rokok sebagaimana disebutkan di atas merupakan contoh perusahaan yang membagi pekerjaan secara ketat yang berarti pula bahwa spesialisasi diterapkan di perusahaan tersebut. Sebaliknya, organisasi yang tingkat spesialisasinya rendah menuntut para karyawan untuk mengerjakan tugas yang cukup bervariasi. Perusahaan yang masih kecil (biasanya perusahaan keluarga) yang tidak ada pembagian kerja yang jelas merupakan contoh organisasi yang rendah tingkat spesialisasinya. Dalam perusahaan semacam ini, sering kali pemilik juga merangkap manajer sekaligus sebagai karyawan.

 c.    Standardisasi kerja

Yang dimaksud dengan standardisasi kerja adalah suatu ukuran kerja atau cara kerja tertentu yang harus dipatuhi oleh karyawan dalam melakukan kegiatan-kegiatan kerja,  khususnya  untuk  kegiatan-kegiatan yang  sejenis. Untuk menghasilkan produk dengan presisi yang tinggi, biasanya dibutuhkan standardisasi kerja yang tinggi pula. Itulah sebabnya jika manusia sudah dianggap tidak mampu mengatasi masalah standardisasi kerja, banyak perusahaan khususnya yang berteknologi tinggi mengalihkan pekerjaannya pada robot-robot yang secara otomatis bisa menjaga irama kerja dan standar produk.

 d.    Hierarki organisasi

Dimensi ini biasanya ditunjukkan dalam bentuk struktur atau hierarki organisasi. Dalam struktur organisasi, dijelaskan siapa atasan dan siapa bawahan, kepada siapa seorang bawahan harus bertanggung jawab dan melaporkan pekerjaannya, serta seberapa luas masing-masing manajer memiliki kewenangan untuk mengawasi bawahannya (span of control). Jika seorang manajer memiliki span of control yang sempit, umumnya organisasi tersebut menjadi hierarkis sebab dengan semakin sedikit bawahan yang harus diawasi berarti butuh banyak jenjang struktur.

 e.    Kompleksitas organisasi

Dimensi  ini  menunjukkan jumlah  aktivitas  atau  subsistem  yang  ada dalam organisasi. Secara umum, tingkat kompleksitas organisasi dapat diukur melalui tiga macam dimensi, yaitu kompleksitas vertikal, horizontal, dan spatial/ruang. Kompleksitas vertikal adalah jumlah tingkatan dalam hierarki organisasi. Sementara itu, yang dimaksud dengan kompleksitas horizontal adalah jumlah departemen atau jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi. Sementara itu, kompleksitas ruang/spatial adalah jumlah lokasi tempat organisasi berada.

 f. Sentralisasi

Yang dimaksud dengan sentralisasi adalah hierarki pengambilan keputusan dalam organisasi. Jika semua keputusan berada pada pimpinan puncak organisasi, bisa dikatakan bahwa organisasi ini  adalah organisasi yang sentralistis. Sebaliknya, jika pengambilan keputusan didelegasikan kepada bawahan, organisasi seperti ini disebut sebagai organisasi yang terdesentralisasi.

 g.    Profesionalisme

Profesionalisme adalah  tingkat  pendidikan  formal  dan  latihan-latihan yang harus dimiliki karyawan untuk suatu posisi jabatan tertentu. Jika untuk menduduki sebuah jabatan dalam organisasi seorang karyawan diharuskan memiliki pendidikan tertentu atau mempunyai pengalaman pelatihan yang cukup  lama,  organisasi  tersebut  adalah  organisasi  profesional.  Sebagai contoh, seseorang untuk bisa dikatakan sebagai dokter harus melalui jenjang pendidikan tertentu yang lamanya tidak kurang dari 18 tahun (terhitung sejak sekolah dasar). Sebaliknya, kadang-kadang ada organisasi yang tidak mensyaratkan pendidikan dan pelatihan tertentu karena tuntutan pekerjaan memang tidak membutuhkannya.

 h.    Rasio personel

Dimensi ini merujuk pada penempatan karyawan pada berbagai fungsi organisasi dan berbagai departemen dalam lingkungan organisasi. Yang termasuk dalam rasio personel misalnya rasio karyawan administratif, rasio karyawan untuk pekerjaan-pekerjaan klerikal, rasio untuk staf profesional, serta rasio tenaga kerja langsung dan tenaga kerja tidak langsung.

 

2.    Dimensi Kontekstual

a.    Ukuran atau besaran organisasi

Dimensi ini biasanya ditunjukkan dengan jumlah karyawan yang bekerja pada sebuah organisasi. Untuk mengetahui seberapa besar sebuah organisasi biasanya bisa dilihat dari jumlah karyawan organisasi secara keseluruhan. Akan tetapi, bisa juga dilihat dari jumlah karyawan untuk bagian-bagian tertentu, seperti seberapa banyak karyawan yang bekerja di pabrik. Selain menggunakan jumlah karyawan, ukuran besaran organisasi juga bisa dilihat dari jumlah penjualan atau jumlah aset yang dimiliki organisasi.

 b. Teknologi yang digunakan

Teknologi adalah salah satu alat untuk mengubah input menjadi output. Oleh karena itu, teknologi yang digunakan oleh sebuah organisasi biasanya berkaitan dengan sistem produksi organisasi tersebut. Semakin canggih teknologi yang digunakan, sering dikatakan bahwa perusahaan semakin maju, demikian sebaliknya.

 c.    Lingkungan organisasi

Lingkungan organisasi meliputi semua elemen di luar organisasi yang berpengaruh terhadap keberadaan organisasi. Yang termasuk dalam lingkungan organisasi misalnya industri, pemerintah, pelanggan, pemasok, organisasi pesaing, komunitas penduduk, budaya, politik, ekonomi, dan teknologi serta gaya hidup masyarakat. Lingkungan itu disebut sebagai lingkungan luar. Di samping itu, lingkungan dalam organisasi, seperti tenaga kerja   dan   budaya   organisasi,   juga   berpengaruh   terhadap   keberadaan organisasi.

 d.    Tujuan dan strategi organisasi

Dimensi ini menunjukkan tujuan dan daya kompetitif sebuah organisasi. Tujuan organisasi biasanya dinyatakan secara tertulis yang mengindikasikan keinginan  yang  hendak  dicapai  oleh  sebuah  organisasi.  Sementara  itu, strategi organisasi adalah rencana tindakan dalam jangka panjang yang menjelaskan  bagaimana  sebuah  organisasi  mengalokasikan  sumber  daya yang dimilikinya, bagaimana organisasi akan melakukan tindakan-tindakan dalam menghadapi perubahan lingkungan organisasi, dan bagimana tujuan organisasi bisa  tercapai. Tujuan dan  strategi organisasi dengan demikian mencerminkan skop/lingkup kegiatan organisasi dan  hubungan organisasi dengan karyawan, pelanggan, pemasok, dan kompetitor.

 e.    Budaya organisasi

Budaya organisasi sering dipahami sebagai satu set nilai, keyakinan, pemahaman, dan  norma perilaku yang dipahami dan  dipraktikkan secara bersama-sama  oleh  karyawan.  Budaya  organisasi  biasanya  tidak  tertulis, tetapi keberadaannya dalam organisasi tidak bisa disangsikan. Budaya organisasi ini kadang-kadang muncul/dinyatakan dalam bentuk slogan, upacara-upacara yang  dilakukan  oleh  organisasi,  sejarah  organisasi,  cara berpakaian karyawan, atau tata ruang perkantoran.

 Ketiga belas dimensi organisasi tersebut—dimensi struktural dan kontekstual—masing-masing tidak berdiri sendiri, melainkan saling bergantung satu sama lain. Sebagai contoh, organisasi yang cukup besar dengan teknologi yang cukup mapan dan didukung oleh lingkungan yang stabil cenderung akan menciptakan organisasi yang formal, tersentralisasi, dan mengarah pada spesialisasi. Dimensi-dimensi ini jika dipahami lebih baik bisa dijadikan dasar untuk memahami karakteristik dan cara mengelola organisasi serta menilai keberhasilan organisasi tersebut sebab secara tidak langsung dimensi-dimensi tersebut memberikan informasi tentang organisasi secara keseluruhan.

 

 METAFORA GUNUNG ES: ASPEK FORMAL DAN INFORMAL ORGANISASI

 Jika  kita  kembali  ke  dimensi-dimensi organisasi,  khususnya dimensi poin a tentang formalisasi organisasi, dijelaskan bahwa semakin organisasi memiliki banyak aturan, organisasi menjadi semakin formal. Demikian sebaliknya, semakin sedikit aturan, organisasi menjadi  semakin informal. Penjelasan ini secara tidak langsung menegaskan bahwa baik aspek formal maupun informal sesungguhnya merupakan bagian integral dari kehidupan sehari-hari organisasi. Keduanya saling berinteraksi dan saling memberi pengaruh.  Akan  tetapi,  kadang-kadang  dijumpai  sebuah  organisasi  yang aspek   formalnya   jauh   lebih   dominan   ketimbang   aspek   informalnya. Demikian sebaliknya, ada juga organisasi yang aspek informalnya sangat menonjol, seolah-olah organisasi tersebut tidak membutuhkan aspek formal meski pada kenyataannya kehadiran aspek formal tidak bisa dihindarkan. Sebagai  contoh,  organisasi  bisnis  yang  dikelola  oleh  keluarga—sering disebut sebagai bisnis keluarga—cenderung mengedepankan aspek informal ketimbang formal.

Keberadaan aspek formal dan informal sebuah organisasi digambarkan secara jelas oleh Richard J. Selfridge dan Stanley L. Sokolik sebagaimana dikutip oleh Donald Harvey dan Donald Brown. Selfridge dan Sokolik mengumpamakan organisasi layaknya sebuah gunung es, yaitu ada bagian yang muncul ke permukaan dan bagian lainnya berada di bawah permukaan laut. Dari kedua bagian tersebut, bagian yang berada di bawah permukaan biasanya jauh lebih besar jika dibandingkan dengan bagian yang muncul ke permukaan. Jika organisasi dimetaforakan dengan gunung es, bagian yang berada di bawah permukaan laut identik dengan aspek informal organisasi, sedangkan bagian yang muncul ke permukaan mencerminkan aspek formal organisasi.

Yang dimaksudkan dengan aspek formal organisasi adalah elemen/komponen  organisasi  yang  mudah  diakses  orang  luar,  bersifat rasional, dan sangat berkaitan dengan struktur organisasi. Komponen organisasi ini biasa disebut sebagai overt component dan terkadang juga disebut hard component (perangkat keras organisasi). Yang termasuk dalam komponen  formal  misalnya  visi  dan  misi,  tujuan  dan  sasaran,  strategi, struktur, sistem, prosedur, kebijakan, deskripsi kerja, rentang kendali, serta pengukuran tingkat efisiensi dan efektivitas organisasi. Sementara itu, yang dimaksud dengan aspek informal organisasi, covert component, atau soft component (perangkat lunak organisasi) adalah komponen organisasi yang bersifat tersembunyi (hidden), afektif, berorientasi sosial dan psikologikal, serta berkaitan dengan aspek keperilakuan. Di antaranya adalah politik dan kekuasaan, pola hubungan antarpersonal dan kelompok, sentiment dan norma kelompok, pandangan personal terhadap kompetensi organisasi dan individu, persepsi karyawan terhadap kepercayaan organisasional (organizational trust), persepsi karyawan terhadap keterbukaan organisasi, orientasi nilai dan persepsi karyawan, kepuasan karyawan, emotional intelligence, motivasi dan harapan karyawan, serta masih banyak lagi aspek perilaku manusia yang bisa dikategorikan sebagai covert component. Sederhananya, perangkat lunak organisasi merupakan semua komponen yang berkaitan langsung dengan dan melekat pada diri seseorang dan budaya yang melingkupinya.

Dengan memahami organisasi layaknya sebuah gunung es, yakni aspek fomal dan informal organisasi selalu hadir berdampingan, bisa disimpulkan bahwa kedua komponen ini seharusnya dikelola secara seimbang agar organisasi bisa berfungsi sebagaimana mestinya. Para pengelola organisasi tidak bisa begitu saja mengabaikan salah satunya. Meski demikian, dalam praktik,  komponen  kedua—perangkat lunak  organisasi—sering kali  luput dari perhatian. Para pengelola organisasi cenderung lebih memperhatikan komponen pertama karena sifatnya yang mudah diobservasi pihak luar dan ukuran   keberhasilannya   sangat   jelas.   Teori   dan   konsep   dalam   ilmu manajemen pada dasarnya lebih berpihak pada cara pengelolaan organisasi seperti ini. Sejak dikembangkan pertama kali oleh Frederick Taylor pada awal tahun 1900-an, ilmu manajemen lebih menitikberatkan perhatiannya pada aspek formal atau perangkat keras organisasi. Namun, menyadari bahwa ilmu  manajemen yang  lebih  berorientasi formal  bukan  tanpa  kelemahan, aspek informal organisasi mulai mendapat perhatian. Dimotori oleh disiplin ilmu psikologi, peran manuisa dalam kehidupan organisasi mulai dikaji dan ditelaah untuk mendapat simpulan sejauh mana manusia, baik dalam kedudukannya sebagai individu maupun sebagai bagian dari kelompok harus dipahami, diarahkan, dan bahkan dikendalikan perilakunya sehingga kehadiran manusia dalam organisasi memberi kontribusi terhadap kinerja organisasi. Dari sinilah manusia sebagai perangkat lunak organisasi mulai dikelola. Dari sini pula bidang kajian perilaku organisasi mulai mendapat tempat.

 

Jenis-jenis Organisasi

Dilihat dari alasan mengapa sebuah organisasi didirikan, secara garis besar organisasi bisa dibedakan menjadi dua jenis, yaitu organisasi berorientasi ekonomi (biasa disebut sebagai organisasi berorientasi laba— profit oriented organization) dan organisasi tidak beorientasi ekonomi (disebut organisasi nirlaba—not-for-profit organization). Organisasi berorientasi ekonomi adalah jenis organisasi yang sengaja didirikan untuk membantu manusia memenuhi kebutuhan ekonomi, khususnya kebutuhan ekonomi para pendirinya atau pemilik organisasi tersebut. Masyarakat umum mengenal organisasi seperti ini sebagai organisasi perusahaan atau secara sederhana disebut perusahaan. Karena berorientasi ekonomi, ukuran keberhasilan  perusahaan  adalah  sejauh  mana  organisasi  mampu meningkatkan kesejahteraan ekonomi para pendiri yang diukur dengan meningkatnya jumlah  kekayaan (biasanya  dinyatakan dalam satuan  mata uang) para pendiri. Sederhananya, organisasi perusahaan sejak awal memang sengaja didirikan untuk menghasilkan uang. Sejak awal, dengan demikian, mindset para pendiri perusahaan adalah menggunakan uang untuk menghasilkan uang. Bahkan, para pekerjanya juga dituntut untuk memiliki mindset yang sama. Itulah sebabnya laba menjadi salah satu ukuran penting dalam menilai keberhasilan organisasi perusahaan (proses penciptaan nilai tambah akan diuraikan pada bagian berikut).

Berbeda dengan perusahaan, organisasi nirlaba (not-for-profit organization), seperti tersirat dari namanya, ukuran keberhasilan organisasi seperti ini bukan laba, melainkan ukuran-ukuran lain sesuai dengan tujuan awal pendirian organisasi. Demikian juga orientasinya bukan kepada pemilik, tetapi kepada para konstituen yang dilayaninya. Artinya, organisasi nirlaba lebih berorientasi pada kesejahteraan para konstituen daripada kesejahteraan para pendirinya. Sebagai contoh, ukuran keberhasilannya organisasi politik yang biasa disebut sebagai partai politik adalah sejauh mana partai politik mampu membuat keputusan yang berdampak pada peningkatan kesejahteraan para konstituen, terutama hak-hak sipil mereka sebagai warga negara. Semakin banyak masyarakat yang mau bergabung dengan partai politik tertentu, semakin tinggi dukungan masyarakat kepada partai politik tersebut dan bertambah pula kekuasaan para pemimpinnya untuk membuat keputusan yang menyejahterakan mereka. Sementara itu, nongovernment organization (NGO) yang di Indonesia disebut sebagai lembaga swadaya masyarakat (LSM) sejak awal didirikan untuk mengontrol lembaga-lembaga formal, terutama pemerintah. Tujuannya agar sepak terjang pemerintah dalam melayani masyarakat bisa lebih baik dan terus meningkat.

 

PERAN ORGANISASI BAGI KEHIDUPAN MANUSIA

 Seperti telah disebutkan di muka, organisasi didirikan manusia bukan sebagai tujuan akhir, melainkan hanya sebagai sarana dan bukan untuk siapa- siapa, kecuali untuk kepentingan manusia itu sendiri. Pernyataan ini menunjukkan bahwa ada alasan-alasan tertentu mengapa seseorang atau sekelompok orang mendirikan organisasi. Gareth Jones misalnya mengatakan bahwa seseorang mendirikan organisasi pada dasarnya untuk menciptakan nilai tambah yang berupa produk ataupun jasa dan berbagai macam output yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan beberapa kelompok orang yang berbeda kepentingan. Secara sistemis, proses penciptaan nilai tambah dalam sebuah organisasi terjadi melalui tiga tahap, yaitu masukan (input), proses transformasi (konversi), dan keluaran (output).

KFC misalnya, sebagai sebuah organisasi,  membentuk nilai  tambah. Gambar  ini  sekaligus menunjukkan bagaimana proses pembentukan nilai tambah tersebut terjadi. Tahap pertama dalam pembentukan nilai tambah adalah diperolehnya input. Yang termasuk dalam kategori input misalnya bahan baku, sumber daya manusia, informasi dan  pengetahuan,  uang,  serta  modal.  Bagi  organisasi  jasa  (seperti  pada contoh di atas), konsumen juga dianggap sebagai input sebab tanpa keterlibatan konsumen, organisasi tersebut tidak bisa beroperasi. Bagi sebuah organisasi, input merupakan barang langka  yang harus diperoleh melalui lingkungan organisasi. Langkanya input menyebabkan organisasi harus memilihnya secara selektif dan menggunakannya secara efisien agar bisa menghasilkan nilai tambah yang terbaik. Ketepatan pemilihan input sangat menentukan kelangsungan hidup organisasi di masa datang.

Tahap berikutnya adalah tahap proses transformasi. Pada tahap ini, input diubah dan diolah menjadi output. Faktor yang menentukan keberhasilan proses transformasi adalah teknologi yang digunakan, seperti mesin-mesin dan komputer; kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia; serta fasilitas-fasilitas organisasi lainnya. Di sini bisa dikatakan bahwa kualitas input, sebaik apa pun, tidak memberi jaminan bahwa hasil output-nya baik (optimal)  jika  tidak  didukung  oleh  proses  transformasi  yang  baik  pula. Dengan demikian, proses transformasi juga berpengaruh terhadap kualitas output  yang  dihasilkan  organisasi.  Dengan  kata  lain,  kualitas  dari  nilai tambah yang dihasilkan organisasi bergantung pada kualitas teknologi serta kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia, termasuk kemampuan sumber daya manusia untuk belajar dari lingkungan dan merespons perubahan-perubahan lingkungan organisasi.

Tahapan terakhir dalam proses pembentukan nilai tambah adalah dihasilkannya output yang berupa produk/jasa. Di sini, organisasi diuji, apakah penciptaan nilai yang dilakukannya diterima oleh lingkungan atau tidak. Jika masyarakat mau membeli output tersebut, bisa dikatakan bahwa masyarakat  mau  menerima  kehadiran organisasi.  Selanjutnya,  uang  yang diterima dari masyarakat/pelanggan (karena kesediaan mereka membeli produk/jasa) bisa digunakan untuk membeli input baru serta investasi baru dan seterusnya sehingga organisasi bisa bertahan hidup dan tumbuh berkembang.  Perkembangan  organisasi  merupakan  indikator  bahwa organisasi sebagai sebuah alat mampu memenuhi kebutuhan manusia.

Proses pembentukan nilai tambah tersebut tentunya tidak bisa dilakukan sendirian oleh organisasi, melainkan harus melibatkan berbagai pihak lain yang berbeda kepentingan. Gareth Jones mengatakan bahwa kelompok yang berbeda  kepentingan  ini  sering  disebut  sebagai  stakeholders  (pemangku kepentingan). Stakeholders mempunyai motivasi untuk ikut  berpartisipasi dalam organisasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, karena mereka berharap akan memperoleh imbalan yang lebih besar dibandingkan dengan kontribusi yang diberikannya. Imbalan yang diharapkan stakeholder misalnya uang, kekuasaan, dan status dalam organisasi. Sementara itu, kontribusi  yang  diberikannya  berupa  modal,  keterampilan  (skill), pengetahuan, dan keahlian.

Secara  umum,  stakeholder  dapat  dibedakan  menjadi  dua  kelompok, yakni kelompok yang berada di dalam organisasi (inside organization) dan kelompok yang berada di luar organisasi (outside organization). Kontribusi dan imbalan masing-masing kelompok ini sekaligus menegaskan kembali pernyataan awal bahwa meski banyak pihak mau bergabung dengan organisasi, tujuan keterlibatan mereka berbeda-beda. Dalam hal organisasi yang berorientasi ekonomi seperti contoh ini, pemilik modal yang berarti pemilik organisasi misalnya sangat berharap akan memperoleh dividen atau kenaikan harga saham. Sementara itu, serikat buruh berharap karyawan memperoleh imbalan yang layak dan kepastian mendapat pekerjaan.

 

     MANAJEMEN ORGANISASI

 Di muka telah dijelaskan bahwa setiap organisasi, tidak peduli apakah organisasi tersebut adalah organisasi bisnis (berorientasi laba) atau organisasi tidak berorientasi laba, keduanya pasti membutuhkan manajemen. Kebutuhan akan manajemen lebih dimaksudkan agar organisasi bisa berperan sebagai alat  bantu  manusia  dalam  memenuhi  kebutuhan-kebutuhannya. Ada  dua ukuran penting yang biasa digunakan untuk mengukur keberhasilan organisasi, yaitu efisiensi dan efektivitas organisasi. Untuk mencapai kedua tujuan tersebut, kedudukan seorang manajer menjadi sangat penting. Para manajer menempati peran penting dalam organisasi karena mereka adalah sekelompok  orang  yang  diberi  mandat  oleh  pemilik  organisasi  untuk mengelola  semua  aset  organisasi,  termasuk  keuangan,  teknologi,  sumber daya manusia, dan aset nonfisik lainnya. Melihat peran penting tersebut, pada subpokok bahasan ini akan dibahas peranan manajer dalam organisasi dan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer.

 1.    Peranan Manajer dalam Organisasi

Di atas telah disebutkan bahwa stakeholder yang berasal dari dalam organisasi (inside  stakeholders) terdiri  atas  tiga  kelompok,  yaitu pemilik modal (stockholders), manajer, dan karyawan. Komposisi ketiga inside stakeholders dan  kedudukan  masing-masing komponen  akan  membentuk sebuah piramida.

Stockholders  atau  pemilik  modal  adalah  sekelompok  orang  yang memiliki organisasi yang dalam posisi paling atas. Posisi paling atas menunjukkan bahwa pemilik modal mempunyai otoritas paling tinggi di antara ketiga komponen stakeholders yang berada di dalam organisasi.   Sementara   itu,   wujud   kepemilikannya   dinyatakan   dalam pemilikan lembar saham (yang bisa dijualbelikan). Oleh karena itu, pemilik modal belum tentu orang yang  sejak semula ikut  mendirikan organisasi. Meski demikian, merekalah yang menentukan arah tujuan organisasi. Itulah sebabnya ketika terjadi perubahan kepemilikan organisasi, misalnya karena likuidasi, akuisisi, atau merger dengan organisasi lain, terjadi perubahan arah tujuan organisasi. Gareth Jones menyatakan bahwa arah tujuan organisasi yang ditetapkan oleh stockholder disebut sebagai tujuan ofisial organisasi dan biasanya dinyatakan dalam pernyataan misi organisasi (misssion statement).

Meski  sebagai  otoritas  tertinggi  dalam  organisasi,  pemilik  modal biasanya tidak terlibat langsung dalam kegiatan sehari-hari organisasi. Keberadaan mereka di  dalam organisasi diwakili oleh sekelompok orang yang disebut dewan komisaris. Dewan komisaris kemudian menunjuk/mengangkat manajer  puncak  yang  diserahi  tugas  untuk menetapkan tujuan operasional. Secara berturut-turut, melalui mekanisme yang ada, manajer puncak kemudian mengangkat manajer lainnya dan karyawan organisasi.

Penjelasan  ini  menunjukkan  bahwa  hubungan  pemilik  modal  dan manajer  adalah  hubungan  employer  dan  employee,  yaitu  pemilik  modal adalah employer-nya (majikan) dan manajer adalah employee-nya (buruh). Jadi, seorang manajer pada dasarnya sama dengan karyawan lainnya, yakni mereka adalah buruh (dalam bahasa yang kasar) dari pemilik modal. Yang barangkali membedakan manajer dari karyawan biasa adalah manajer (khususnya manajer puncak) memperoleh mandat dari pemilik modal untuk menjaga,  mengelola,  dan  mengembangkan  harta  milik  pemilik  modal. Mandat ini diberikan pemilik modal dalam bentuk keleluasaan para manajer untuk mengambil keputusan yang menyangkut keberadaan organisasi. Sementara itu, karyawan biasa umumnya tidak mempunyai akses untuk pengambilan keputusan organisasi.

Karena status dan otoritas yang dimiliki oleh para manajer, manajer mempunyai peranan yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Di antara peran penting yang dimiliki oleh seorang manajer adalah menentukan tujuan operasional organisasi yang dasar penentuan tujuan ini adalah tujuan official organisasi sebagaimana telah ditetapkan oleh stockholders. Bisa dikatakan bahwa keberadaan manajer sangat berpengaruh terhadap keberhasilan organisasi.  Untuk  itu,  seorang  manajer  harus  memiliki  satu  set  perilaku (peran manajerial) sehingga organisasi bisa mencapai tujuan seperti yang diharapkan (para pemilik modal). Dalam hal ini, Henry Mintzberg mengidentifikasikan 10 peran penting yang harus dimiliki oleh seorang manajer seperti tampak pada Gambar 1.5 berikut.

2.    Peran Interpersonal

Peran  interpersonal  muncul  karena  satus  dan  otoritas  formal  yang dimiliki  para  manajer.  Peran  ini  meliputi  hubungan  antarmanusia  yang berupa ketokohan, kepemimpinan, dan kemampuan seorang manajer menjadi penghubung. Dalam peran ketokohan, seorang manajer menjadi representasi organisasi dalam acara-acara seremonial dan kegiatan-kegiatan simbolis. Seorang wali kota misalnya melakukan pengguntingan pita sebagai tanda secara  resmi  beroperasinya  sebuah  perusahaan.  Pengguntingan pita  yang dilakukan oleh wali kota mencerminkan bahwa keberadaan perusahaan direstui oleh komunitas/masyarakat setempat. Seorang pimpinan cabang sebuah bank, ketika menduduki pos baru, mengundang makan siang klien yang dianggap besar sebagai tanda bahwa dia (bank tesebut) memberi perhatian kepada nasabahnya. Seorang dekan harus memberikan wejangan pada acara pernikahan stafnya sebagai tanda bahwa fakultas peduli terhadap kesejahteraan karyawan. Semua yang dilakukan tokoh-tokoh tersebut tampaknya tidak penting, tetapi setiap manajer dituntut untuk bisa melakukan tugas tersebut karena hal ini akan memberikan citra positif dan sebagai bibit keberhasilan organisasi.

Peran kepemimpinan merupakan tanggung jawab seorang manajer dalam mengarahkan dan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan bawahannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Selain itu, seorang manajer dalam memainkan perannya sebagai seorang pemimpin harus bisa menciptakan visi ke  depan  agar  setiap  karyawan  bisa  mengidentifikasikan dirinya  dengan organisasi. Peran kepemimpinan juga berkaitan dengan bagaimana seorang manajer merekrut, membina, dan mempromosikan karyawan.

Dalam peran penghubung, seorang manajer adalah intermediary yang menghubungkan organisasi dengan dewan komisaris (sebagai representasi pemilik modal) dan juga menghubungkan organisasi dengan dunia luar organisasi, seperti pemerintah, supplier, konsumen, dan klien. Peran ini dilakukan seorang manajer agar mereka memberi dukungan terhadap keberhasilan organisasi.

 3.    Peran Informasional

Manajer sering dijuluki sebagai pusat syaraf bagi organisasi. Julukan ini muncul karena dalam melakukan kegiatannya manajer selalu membuat jaringan  kerja  (networking)  dengan  pihak  lain  dalam  rangka  berbagi informasi  dan  membuat  kontrak/kesepakatan.  Kesepakatan  ini  kadang- kadang dilakukan oleh seorang manajer pada saat dia melakukan peran ketokohan atau sebagai penghubung. Untuk mencapai tujuan tersebut, informasi harus dimonitor, disebarluaskan, dan disampaikan kepada pihak yang berkepentingan. Yang termasuk peran manajer dalam memonitor informasi misalnya mendapatkan, menerima, dan menyeleksi informasi masuk. Dalam hal ini, ibarat radar yang memantau lingkungan, manajer juga memantau   lingkungan   organisasi   untuk   mendapatkan   informasi   yang mungkin  berpengaruh  terhadap  keberadaan  organisasi.  Tentu  saja  tidak semua informasi yang didapatkan manajer akan digunakan untuk kepentingan organisasi. Informasi harus terlebih dahulu diseleksi mana yang diperlukan dan mana yang tidak.

Peran manajer dalam penyebarluasan informasi dimaksudkan agar manajer bisa berbagi pengalaman dengan bawahan dan anggota organisasi lainnya. Terkadang, seorang manajer tidak menyebarluaskan informasi ke semua bawahan atau semua anggota organisasi karena informasi tersebut menjadi rahasia perusahaan. Dalam perusahaan rokok misalnya, yang boleh mengetahui formula campuran rokok hanya kalangan terbatas. Hal ini tidak lain karena formula tersebut sifatnya rahasia perusahaan.

Peran manajer sebagai juru bicara organisasi dimaksudkan agar manajer dapat menyampaikan beberapa informasi tentang kondisi organisasi kepada pihak luar. Media yang biasa digunakan untuk penyampaian informasi ini misalnya  laporan  tahunan  organisasi,  melalui  press  release,  atau  media-media lain. Peran ini juga amat penting. Misalnya, ketika citra organisasi memburuk, seorang manajer perlu turun tangan untuk menyampaikan bantahan dan memperbaiki citra organisasi.

 4.    Peran Pengambilan Keputusan (Decisional)

Setelah seorang manajer memperoleh informasi, ia kemudian menggunakannya untuk mengambil keputusan organisasi, misalnya tentang kapan dan bagaimana organisasi harus menetapkan tujuan, mengubahnya, dan melakukan tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan tersebut. Di antara ketiga   kategori   peran   manajer   dalam   organisasi,   peran   pengambilan keputusan mungkin bisa diakatan sebagai peran yang paling penting sebab dari keputusan manajerlah organisasi bisa berhasil atau sebaliknya. Dalam hal ini, manajer bisa disebut sebagai inti dari sistem pengambilan keputusan organisasi. Dia bertindak sebagai entreprenur, arbitrer, pengalokasi sumber daya, dan sebagai negosiator.

Dalam peranannya sebagai entrepreneur, yang dilakukan manajer itu termasuk merencanakan dan melakukan perubahan-perubahan organisasi dalam rangka meneguhkan kedudukan organisasi dan meningkatkan daya saingnya. Manajer memainkan peran ini ketika ia misalnya memulai proyek baru, melakukan survei, melakukan tes pasar, atau memasuki bisnis baru. Bill Gates atau Kenesoke Matsushita barang kali contoh yang tepat untuk menggambarkan peran seorang manajer dalam entreprenuership.

Ketika   organisasi   menghadapi   berbagai   masalah   dan   terjadinya perubahan lingkungan organisasi yang berada di luar kendali mereka, dibutuhkan kehadiran seorang manajer yang bisa bertindak untuk mengatasi persoalan-persoalan tersebut. Berbagai persoalan yang biasa dihadapi oleh sebuah organisasi misalnya pemogokan tenaga kerja, bangkrutnya suppliers, terputus-nya kerja sama dengan pelanggan, perubahan peraturan pemerintah, dan sebagainya. Di sinilah peran seorang manajer sebagai pemecah persoalan (disturbance handler) sangat dibutuhkan. Persoalan-persolan tersebut kadang terjadi   karena   lemahnya   manajemen   yang   mengabaikan   perubahan lingkungan sampai akhirnya terjadi krisis organisasi, tetapi bukan tidak mungkin bahwa persoalan tersebut muncul pada organisasi yang dikelola secara baik.

Persoalan internal organisasi, yaitu masing-masing unit saling memperebutkan sumber daya yang terbatas jumlahnya, merupakan hal biasa dalam organisasi. Tentu saja, kondisi ini tidak boleh menjadikan elemen-elemen  organisasi  menjadi  disintegrasi  karena  persoalan  tersebut.  Itu sebabnya seorang manajer harus bertindak sebagai pengalokasi sumber daya (resource allocator) yang adil serta yang mengalokasikan sumber daya sesuai dengan kebutuhan dan  arah  tujuan  organisasi. Untuk tujuan  itu,  seorang manajer harus memahami kondisi organisasi secara menyeluruh dan memahami   kebutuhan   masing-masing  unit.   Untuk   itu,   kadang-kadang manajer terpaksa harus menutup satu unit aktivitas dan di sisi lain membuka aktivitas baru. Sekali lagi, hal ini semata-mata ditujukan untuk kepentingan organisasi.

Terakhir, peran yang hampir sama dengan pengalokasi sumber daya, tetapi dalam perspektif yang lebih luas adalah peran manajer sebagai negosiator. Dalam peran ini, manajer mencoba memecahkan berbagai persoalan,  khususnya  perbedaan  antara  satu  pihak  dan  pihak  lain  agar tercapai sebuah kesepakatan. Perbedaan ini bisa muncul antarindividu, tetapi juga bisa terjadi antarkelompok. Secara umum, bisa dikatakan bahwa negosiasi merupakan bagian integral dari pekerjaan seorang manajer karena tidak satu organisasi pun yang selalu berjalan mulus.

Satu  hal  yang  harus  dipahami  dari  kesepuluh  peran  yang  harus dimainkan oleh seorang manajer adalah masing-masing peran tidak berdiri sendiri, melainkan saling terkait antara satu peran dan peran lainnya. Sebagai contoh, kepemimpinan seorang manajer akan berpengaruh terhadap bagaimana dia mengatasi persoalan sumber daya, perbedaan antarunit, dan persoalan lainnya dalam organisasi.

 

KETERAMPILAN MANAJERIAL

Agar bisa berperan sebagaimana di atas, ada beberapa persyaratan yang harus dimiliki oleh seorang manajer, di antaranya seorang manajer harus memiliki keterampilan manajerial (manajerial skills) yang berupa keterampilan teknis (technical skill), keterampilan hubungan antara manusia (human  skill),  dan  keterampilan  konseptual  (conceptual  skill).  Apakah seorang  manajer  lebih  dituntut  untuk  memiliki  keterampilan konseptual? Hubungan antarmanusia atau teknikal sangat bergantung pada level manajerialnya.  Seseorang  yang  berada  di  puncak  organisasi  tentu  saja dituntut untuk memiliki keterampilan konseptual lebih banyak ketimbang keterampilan teknis. Demikian sebaliknya, manajer bawah seharusnya lebih banyak memiliki keterampilan teknis. Sementara itu, baik manajer level atas, menegah, maupun bawah dituntut untuk memiliki kemampuan hubungan antarmanusia yang sama sebagaimana dilukiskan.

 

1.    Keterampilan Teknis

Keterampilan teknis adalah kemampuan seseorang untuk mengaplikasikan  ilmu  pengetahuan  yang  dimilikinya,  khususnya pengetahuan yang sangat khusus atau spesialis. Akuntan, insinyur, dan dokter adalah beberapa contoh profesi yang memerlukan keahlian khusus dan keterampilan teknis. Keterampilan ini biasanya diperoleh melalui pendidikan formal yang sangat intensif di bidangnya. Namun demikian, tidak semua keterampilan teknis diperoleh seseorang melalui pendidikan formal. Kadang- kadang melalui pengalaman kerja yang panjang dan menekuni satu bidang pekerjaan tertentu, seseorang dapat memperoleh dan mengembangkan keterampilan teknis. Seorang manajer tentunya dituntut untuk mempunyai keterampilan teknis agar kegiatan organisasi bisa berjalan lebih efektif.

 2.    Keterampilan Hubungan Antarmanusia

Kemampuan untuk bekerja sama, memahami, dan memotivasi orang lain merupakan keterampilan hubungan antarmanusia yang harus dimiliki oleh seorang manajer. Meskipun seorang manajer mempunyai keterampilan teknis yang tinggi, tidak mempunyai keterampilan hubungan antarmanusia yang baik, misalnya tidak bisa berkomunikasi dengan baik, tidak bisa memotivasi orang lain, tidak bisa mendelegasikan pekerjaan-pekerjaannya, tidak pernah bisa mendengarkan saran orang lain, tidak bisa mengatasi konflik, dan tidak bisa memahami kebutuhan orang lain; manajer tersebut diperkirakan akan gagal dalam menjalankan perannya sebagai seorang manajer.

 3.    Keterampilan Konseptual

Seorang manajer harus mempunyai kesiapan dan kemampuan mental untuk menganalisis dan mendiagnosis masalah-masalah yang bersifat kompleks. Keterampilan manajer seperti ini disebut keterampilan konseptual. Sebagai contoh, ketika seorang manajer hendak mengambil keputusan, ia harus bisa menemukan masalah yang tepat, menemukan beberapa alternatif untuk memecahkan masalah tersebut, mengevaluasi alternatif-alternatif yang ada,  dan  memilih alternatif  terbaik  sehingga  keputusan  yang  diambilnya menguntungkan semua  pihak,  khususnya bagi  organisasi  yang  berada  di bawah  kendalinya.  Dalam  hal  ini,  keterampilan teknis  dan  keterampilan hubungan antarmanusia saja dianggap tidak cukup jika manajer tersebut tidak bisa secara konseptual mengambil keputusan yang tepat.