Human Capital Recruitment

A. Definisi

Human Capital merupakan sumber daya terpenting dalam suatu organisasi ataupun perusahaan. Setiap organisasi memerlukan manusia untuk mengoperasikannya. Untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhannya, diperlukan suatu proses MSDM yang dinamakan dengan rekrutmen atau dalam bahasa Inggris disebut dengan Recruitment.

Rekrutmen adalah proses untuk mencari dan menarik pelamar yang berkemampuan untuk diseleksi menjadi karyawan sesuai dengan posisi yang dibutuhkan. Proses Rekrutmen ini dimulai dengan mencari calon pelamar dan berakhir dengan diserahkannya surat lamaran kerja melamar ke organisasi yang melakukan rekrutmen. Setelah Rekrutmen, proses selanjutnya adalah proses penyeleksian pelamar kerja hingga terpilihnya pelamar kerja tersebut menjadi karyawan untuk mengisi posisi yang dibutuhkan.

B. Tujuan Rekrutmen

1. Menyediakan sekumpulan calon tenaga kerja/karyawan yang memenuhi syarat.
2. Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan.
3. Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja.
4. Untuk mengkoordinasikan upaya perekrutan dengan program seleksi dan pelatihan.
5. Untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan dalam upaya menciptakan kesempatan kerja.

C. Sumber Rekrutmen

Proses Rekrutmen ini dilakukan apabila ada departemen yang memerlukan karyawan baru, bisa dikarenakan adanya karyawan yang berhenti kerja ataupun adanya pekerjaan baru yang harus dikerjakan dan memerlukan penambahan karyawan. Rekrutmen karyawan untuk mengisi posisi yang masih lowong dapat dilakukan melalui dua sumber yaitu rekrutmen internal dan rekrutmen eksternal.

Sumber Rekrutmen Internal

Karyawan terbaik untuk mengisi posisi lowong bisa didapatkan dari internal perusahaan. Kekosongan posisi tersebut dapat diberikan kepada karyawan yang dinilai cocok sehingga dapat memotivasi karyawan yang bersangkutan maupun karyawan lainnya untuk bekerja lebih baik. Pengisian posisi secara internal ini dapat dilakukan dengan Promosi, Rotasi atau bahkan Demosi. Promosi adalah kenaikan jabatan. Rotasi atau Transfer adalah perpindahan jabatan pada level yang sama sedangkan Demosi adalah penurunan jabatan.

Terdapat dua metode yang dapat digunakan dalam Internal Rekrutmen yaitu Metode tertutup yang meminta manajer untuk mengajukan karyawan yang akan di promosi atau dirotasi dan Metode terbuka yang mengumumkan jabatan yang lowong lewat iklan internal perusahaan.

Demosi atau penurunan jabatan memang jarang dilakukan oleh perusahaan, terkecuali karyawan tersebut sudah benar-benar tidak mampu mengerjakan beban tugas yang diberikan saat ini ataupun telah melanggar peraturan perusahaan yang mengakibatkan hukuman penurunan jabatan.

Keuntungan Rekrutmen Sumber Internal

1. Meningkatkan semangat kerja.
2. Jarang terjadi kesalahan dalam penyeleksian.
3. Mendorong Kesetiaan karyawan terhadap perusahaan.
4. Tidak terburu-buru/gegabah dalam pengambilan keputusan.
5. Biaya pelatihan lebih hemat.
6. Mendorong pengembangan diri pada karyawan

Kelemahan Rekrutmen Sumber Internal

Ada kemungkinan tidak cukupnya jumlah orang yang memiliki kualifikasi dalam perusahaan. Umumnya, Senioritas merupakan salah satu pertimbangan dalam promosi  sehingga karyawan yang benar-benar mampu tidak memiliki kesempatan untuk mengisi posisi yang lowong.

Orang-orang yang lebih mampu dari eksternal tidak diberikan kesempatan untuk bergabung dengan perusahaan. Untuk posisi yang memerlukan kreatif dan inovatif, sumber rekrutmen internal ini sulit untuk mendapatkan karyawan yang sesuai.

Sumber Rekrutmen Eksternal

Rekrutmen Eksternal adalah rekrutmen perusahaan yang berasal dari luar lingkungan perusahaan (eksternal Perusahaan). Semua perusahaan memerlukan perekrutan dari lingkungan eksternal apabila tidak ada karyawan dalam internal perusahaan yang cocok untuk mengisi posisi yang dibutuhkan. Rekrutmen Eksternal juga diperlukan jika suatu perusahaan melakukan ekspansi bisnis yang menyebabkan kebutuhan tenaga kerja meningkat. Lingkungan eksternal perusahaan yang dimaksud tersebut dapat berupa perusahaan penyedia tenaga kerja, masyarakat umum, lembaga pendidikan dan lembaga pemerintahan.

Keuntungan Rekrutmen Eksternal

• Bisa mendapatkan personal yang cocok untuk pekerjaan.
• Membawakan ide dan teknik baru.
• Cocok untuk perusahaan yang sedang berkembang dan memerlukan banyak pekerja baru.

Kelemahan Rekrutmen Eksternal

• Dapat menurunkan semangat kerja pada karyawan yang ada.
• Menyebabkan kurang kompaknya antara pekerja baru dengan pekerja lama.
• Memerlukan biaya pengiklanan pada media, pengujian dan interview.

D. Metode Rekrutmen

Perusahaan pada umumnya menggunakan beberapa strategi dan metode dalam mengrekrut tenaga kerja. Metode Rekrutmen eksternal dapat dilakukan melalui Pengiklanan,  rekomendasi dari internal perusahaan, penyedia tenaga kerja, rekrutmen dari lembaga pendidikan, lembaga pemerintah, inisiatif pelamar dan Sosial Media.

1. Iklan (Job Advertisements)

Salah satu cara yang paling umum untuk rekrutmen eksternal adalah menggunakan iklan yang dicetak di koran lokal, nasional maupun internasional. Selain media cetak (koran, majalah, tabloid), Iklan untuk menarik pelamar juga dapat dilakukan pada media lainnya seperti Televisi, Radio, Website dan Media Sosial seperti Facebook dan Twitter.

2. Rekomendasi dari Internal Perusahaan (Employee Referral)

Pada saat melakukan rekrutmen dari luar, manajemen perusahaan dapat mengumumkan kepada karyawannya untuk memberikan rekomendasi. Karyawan perusahaan yang bersangkutan dapat mengajukan anggota keluarganya, teman-temannya atau kenalannya yang cocok untuk mengisi posisi yang lowong tersebut.

3. Perusahaan Penyedia Tenaga Kerja (Employment and Recruitment Agencies)

Perusahaan yang memerlukan tenaga kerja kadang-kadang juga menggunakan jasa agen atau perusahaan penyedia tenaga kerja untuk mengisi posisi yang lowong. Agen penyedia tenaga kerja pada umumnya akan mencari dan melakukan penyeleksian awal terhadap pelamar kerja sebelum menyerahkan pelamar yang bersangkutan ke perusahaan yang memintanya.

4. Lembaga Pendidikan (Educational Institution)

Pada kasus-kasus tertentu, perusahaan yang memerlukan tenaga kerja akan menghubungi sekolah-sekolah atau kampus untuk mendapatkan kandidat yang berpotensi untuk menjadi karyawannya. Rekrutmen melalui lembaga pendidikan ini biasanya hanya mendapatkan tenaga kerja yang kurang berpengalaman dalam bekerja karena mereka baru akan dijadikan karyawan setelah tamat dari sekolahnya. Namun ada juga sekolah yang memiliki kontak dengan Alumninya sehingga berkesempatan untuk mendapatkan pelamar-pelamar yang memang sudah berpengalaman pada bidang yang diinginkan.

5. Lembaga Pemerintahan (Government Job Center)

Job Center pada lembaga Pemerintahan biasanya menawarkan layanan iklan sebagai bagian dari upaya mengurangi pengangguran dan pengembangan kerja bagi masyarakat yang dilayaninya. Pemerintah, khususnya Departemen atau Dinas Tenaga Kerja akan mendata para pencari kerja dan memfasilitasi para pencari kerja dengan perusahaan yang memerlukan tenaga kerja.

E. Metode  Seleksi Rekrutmen

Sulitnya mencari karyawan yang sesuai dengan kriteria perusahaan adalah suatu hal yang biasa ditemukan dalam pelaksanaan proses seleksi, untuk itu perusahaan perlu menerapkan metode-metode yang sesuai agar mendapat karyawan yang sesuai dengan kriteria yang ada. Metode seleksi sendiri merupakan cara yang telah dipilih secara tepat oleh perusahaan untuk digunakan saat menyeleksi calon karyawan baru. Ada dua metode seleksi, berikut adalah metode-metode yang biasa digunakan dalam seleksi: 

Metode Non Ilmiah

yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada kriteria, standar atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja. Seleksi ini tidak berpedoman kepada uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dari jabatan yang akan diisi. Unsur-unsur tersebut meliputi:

1. Surat lamaran,
2. Ijazah terakhir dan transkrip nilai,
3. Surat keterangan pekerjaan dan pengalaman, 
4. Referensi/rekomendasi dari pihak yang dapat dipercaya, 
5. Walk Interview,
6. Penampilan dan keadaan fisik, 
7. Keturunan dari pelamar dan tulisan pelamar. 

Metode Ilmiah

yaitu pengembangan seleksi non ilmiah dengan mengadakan analisis cermat tentang unsur-unsur yang akan diseleksi supaya diperoleh karyawan yang kompeten dengan penempatan yang tepat. Dalam metode ilmiah berdasarkan ilmu pengetahuan diadakan tes pada tes calon karyawan yang mana nilai dan hasil tes tersebut sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan apakah karyawan diterima atau ditolak. Unsur-unsur tersebut meliputi: 

1. Metode kerja yang jelas dan sistematis, 
2. Berorientasi kepada prestasi kerja,
3. Berorientasi kepada kebutuhan riil karyawan, 
4. Berdasarkan job analysis dan ilmu sosial lainnya
5. Berpedoman kepada undang-undang perburuhan. 

F. Proses Rekrutmen

Proses rekrutmen karyawan, terdengar sebagai proses sederhana yang tidak memerlukan banyak usaha. Setiap staf HC mengetahui benar bahwa proses ini memerlukan perencanaan yang matang, proses yang terukur, sehingga mendapatkan karyawan yang berkualitas dan bernilai tinggi untuk perusahaan. Karyawan seperti ini akan menjadi wujud nyata keberhasilan perekrutan yang dilakukan HC.

Memang, jika dilihat dari sisi pencari kerja, proses ini tidak memerlukan waktu lama. Dengan majunya teknologi sekarang, calon karyawan bisa mencari lowongan pekerjaan pada berbagai media yang disediakan. Baik media yang menjadi marketplace untuk lapangan kerja, atau situs resmi dari perusahaan secara langsung. Setiap media memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Namun demikian, jika dilihat dari sisi perusahaan, proses ini merupakan tahap krusial. Dikatakan demikian sebab jika proses ini berjalan tanpa perencanaan yang matang, maka taruhannya adalah eksistensi perusahaan dan kualitas produksi perusahaan. Bisa dibayangkan, jika hasil proses yang dilakukan berkualitas kurang baik dan malah membawa perusahaan ke jurang kehancuran.

Ini sebabnya, proses rekrutmen karyawan perlu dilakukan dengan baik dan terencana. Jika dilihat secara umum, setidaknya perusahaan dapat melakukan sepuluh langkah berikut agar mendapatkan karyawan yang berkualitas dan bernilai tinggi.

1. Identifikasi Kebutuhan Tenaga Kerja

Sebelum melempar lowongan kerja ke pasar tenaga kerja, perusahaan harus dapat mengidentifikasi dengan tepat tenaga kerja seperti apa yang diperlukan. Tingkat pekerjaan, kebutuhan kualifikasi, kapabilitas dan jumlah karyawan yang dibutuhkan harus diidentifikasi dengan baik, sehingga perusahaan paham apa tenaga kerja yang dibutuhkan saat ini.

2. Perencanaan

Berbekal identifikasi yang tepat, kemudian perusahaan dapat menyusun rencana perekrutan tenaga kerja tersebut. Perencanaan disini berarti jumlah tenaga kerja, media apa yang digunakan untuk meraih tenaga kerja tersebut, syarat, tahapan yang diberikan, dan lain sebagainya. Seperti taktik berperang, strategi perekrutan tenaga kerja harus sangat matang dan terukur agar dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Pencarian

Dalam proses rekrutmen tenaga kerja, tahap pencarian juga menjadi tahap penting. Sebagai perusahaan yang visioner, perusahaan harus mampu menjadi ‘pemburu’, bukan ‘pengumpul’. Dianalogikan demikian karena sebagai ‘pemburu’ perusahaan akan mencari ‘mangsa’ terbaik dari yang sudah tersedia. Berbeda dengan ‘pengumpul’ yang cenderung mengambil apa saja yang tersedia di pasar tenaga kerja.

4. Identifikasi Kandidat Potensial

Setelah mendapatkan kandidat yang kira-kira memenuhi persyaratan, perusahaan kemudian harus dapat mengidentifikasi kandidat mana yang paling potensial. Proses ini akan jauh lebih mudah jika tiga tahap sebelumnya bisa dilakukan dengan baik dan maksimal. Untuk itu, persiapan yang benar-benar berbasis data aktual sangat diperlukan, bersamaan dengan kapabilitas staf HC dalam melakukan setiap prosesnya.

5. Seleksi Kandidat Kelas A

Diartikan sebagai satu proses penarikan kandidat dengan kualitas terbaik pada setiap bagian yang diperlukan oleh perusahaan. Kandidat terbaik ini yang akan dapat maju ke tahap selanjutnya. Pemilihan kandidat terbaik dilakukan berdasarkan data dan kemampuan staf HCD dalam menganalisis potensi kandidat.

6. Screening

Tahap ini dilakukan sebagai penyaringan awal atas kandidat terbaik yang telah dipilih dari proses perekrutan. Perusahaan, melalui bagian HCD, akan menghubungi kandidat tersebut untuk menyusutkan daftar kandidat terbaik yang telah didapatkan. Pertanyaan seputar rekam jejak dan kesesuaian dengan budaya kerja perusahaan bisa dilakukan untuk menjadi seleksi awal rekrutmen karyawan.

7. Interview

Setelah mendapat karyawan terbaik yang telah diseleksi, baru perusahaan akan memanggil karyawan tersebut untuk dilakukan wawancara. Selalu ingat untuk melakukan follow up pada kandidat yang dipilih ini dalam jangka waktu yang tidak terlalu lama. Karena kandidat ini adalah kandidat berkualitas, jangan ambil risiko kandidat ini diambil oleh perusahaan lain karena follow up yang terlalu lama.

Di sini staf HC dapat mengorek lebih dalam mengenai kapabilitas kandidat dan kesesuaian dengan budaya kerja perusahaan. Tentu, perusahaan memerlukan kandidat yang kapabel untuk posisi yang dibutuhkan, dan orang yang memiliki budaya kerja tidak jauh berbeda agar memudahkan proses penyesuaian.

8. Penawaran Pekerjaan

Setelah mendapat kandidat yang cocok, perusahaan kemudian bisa memberikan tawaran pada pekerjaan tersebut. Biasanya berkas yang digunakan adalah offering letter, yang berisi jobdesc dan besaran salary yang ditawarkan perusahaan. Selain itu, juga bisa berisi mengenai syarat dan ketentuan detail untuk bergabung di perusahaan tersebut.

9. Rekrutmen Karyawan

Tidak setiap tawaran akan diterima dan disambut baik oleh kandidat yang telah dipilih. Itu mengapa, proses rekrutmen berbeda dengan penawaran kerja. Perusahaan harus memiliki daftar peringkat atas setiap kandidat yang diperlukan. Jadi ketika tawaran diberikan pada karyawan nomor satu tidak diterima, akan bisa dilanjutkan pada peringkat selanjutnya.

10. Proses OnBoarding

Proses ini merupakan tahap akhir dari perekrutan tenaga kerja. Proses onboarding harus dilakukan dengan tepat sehingga karyawan dapat beradaptasi dengan cepat dan bisa bekerja efektif secepatnya. Biasanya setiap bagian HC memiliki formula khusus untuk melakukan onboarding pada karyawan baru.

Sepuluh proses rekrutmen karyawan tersebut, harus dilakukan dengan cermat dan tepat. Untuk mendapatkan karyawan yang benar-benar berkualitas, setiap detail perlu diperhatikan dan dicermati jangan sampai ada yang terlewat. Baru kemudian pengelolaan karyawan perlu dilakukan, tentu dengan cermat pula. Perusahaan dapat menggunakan software HC, yang bisa membantu optimalisasi pengelolaan karyawan yang dimiliki.

G. Hambatan dalam Seleksi Rekrutmen

Setiap proses yang dijalankan pasti memiliki hambatan di dalamnya, berikut adalah hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan seleksi yang pertama adalah tingkat validitas yang berbeda karena metode-metode yang digunakan tersebut memiliki tingkat validitas yang berbeda-beda. Kedua adalah hambatan biaya yang dimiliki perusahaan karena metode-metode itu memiliki biaya yang terkadang tidak murah. Untuk mengurangi kendala-kendala ini, diperlukan kebijaksanaan seleksi secara bertingkat, karena semakin banyak tingkatan seleksi yang dilakukan dilakukan semakin cermat dan teliti penerimaan karyawan. Hambatan-hambatan lain yang dapat ditemui dalam proses seleksi antara lain sebagai berikut: 

1. Tolak Ukur

yaitu kesulitan untuk menentukan standar yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi seleksi secara objektif. Misalnya; kejujuran, kesetiaan dan prakarsa dari pelamar mengalami kesulitan. Bobot nilai yang diberikan didasarkan pada pertimbangan yang subjektif 

2. Penyeleksi

yaitu kesulitan mendapatkan penyeleksi yang tepat, jujur dan objektif penilaiannya. Penyeleksi sering memberikan nilai atas pertimbangan peranannya, bukan atas dasar pikirannya saja 

3. Pelamar

yaitu kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar. Mereka selalu berusaha memberikan jawaban mengenai hal-hal yang baik-baik saja tentang dirinya, sedangkan yang negatif disembunyikan.

H. Metode Penempatan

Dalam menempatkan seorang karyawan dalam pekerjaan yang baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan salah satunya adalah kriteria karyawan yang harus dipenuhi, tetapi hal lain yang juga penting untuk diperhatikan sebelum mengadakan penempatan karyawan adalah memilih metode yang sesuai. Berikut ada beberapa metode yang harus diterapkan perusahaan. Adapun metode-metode yang harus ditempuh dalam hal ini menurut Sulistiyani & Rosidah (2003:155) adalah: 

1. Menentukan kebutuhan-kebutuhan Human Capital. 
2. Mengupayakan persetujuan anggaran untuk mengadakan atau mengisi jabatan-jabatan. 
3. Mengembangkan kriteria penempatan yang valid. 
4. Pengadaan (recruitment). 
5. Menyiapkan daftar dari para pegawai yang berkualitas. 
6. Mengadakan seleksi pegawai.

I. Hambatan Penempatan

Terdapat tiga hal yang mendasari keputusan dalam penempatan bagi Human Capital, yaitu: 

1. Efektivitas

Efektivitas penempatan harus mampu meminimalkan kemungkinan terjadinya kekacauan bagi karyawan dan perusahaan. Untuk mengurangi kekacauan, keputusan promosi dan transfer harus dibuat sesuai dengan langkah-langkah seleksi dan mengikuti aturan kode etik. 

2. Tuntutan Hukum

Selama ini hubungan kerja yang tidak didasarkan pada kontak resmi tertulis disebut hubungan kerja sukarela dan dilanjutkan dengan persetujuan. Kedua pihak harus memberitahukan apabila hubungan itu berakhir. Hak perusahaan untuk memberhentikan pekerja setiap saat tanpa sebab menjadi dikenal sebagai doktrin pemberi kerja. Doktrin ini menyebutkan bahwa pemilik atau manajemen punya hak di atas hak pekerja atas pekerjaan mereka. Secara sederhana dikatakan bahwa seorang pekerja dapat dipecat dengan alasan apapun termasuk tanpa alasan. Penempatan yang merugikan dilarang bagi karyawan yang menerapkan hak-hak sesuai Undang-undang buruh yang adil, yang menentukan bayaran minimum, dan Undang-undang hubungan buruh nasional yang memberikan hak kepada buruh untuk membentuk serikat pekerja dan menawar secara kolektif. 

3. Pencegahan Separasi (PHK)

Salah satu bidan kreatif MSDM adalah upaya pencegahan separasi. Ketika departemen SDM dapat mencegah perusahaan kehilangan SDM yang bernilai, maka uang yang ditanam dalam rekrutmen, seleksi, orientasi, dan pelatihan tidak hilang. Uang juga dapat dihemat dengan mengurangi keperluan penyebaran pekerjaan yang tersisa.