Consultant Strategic Function in Organizations

Peranan Konsultan

Konsultasi Organisasi menonjolkan nilai-nilai tertentu antara lain:

Mengakui dan menghargai harkat dan martabat manusia.
Saling mempercayai dan saling mendukung.
Pemerataan Kekuasaan.
Kesiapan menghadapi masalah secara terbuka.
Partisipasi.

Peranan Konsultan Internal dan Eksternal

Konsultan Eksternal

Jika manajemen memutuskan mempekerjakan konsultasi eksternal, tindakan tersebut biasanya diambil karena berbagai pertimbangan, seperti :

Melihat permasalahan yang dihadapi kliennya dari kaca mata yang berbeda.
Tingkat objektivitasnya yang tinggi.
Karena profesionalisme nya, konsultan eksternal dihargai tinggi dan menikmati status terhormat di mata kliennya.
Kebebasan bergerak yang lebih besar ketimbang konsultan internal.
Peranannya yang lebih besar dalam melaksanakan perubahan.
Konsultan eksternal tidak terlalu terpengaruh oleh kekuasaan orang-orang tertentu dalam organisasi.
Sikap yang lebih independen dalam mengambil resiko pemecahan masalah.

Penggunaan konsultan eksternal bukannya tanpa kelemahan. Berbagai kelemahan itu antara lain adalah :

Tidak mengenal organisasi kliennya dengan sempurna.
Upaya mengenal organisasi klien memerlukan waktu dalam bentuk orientasi yang pada gilirannya menambah beban biaya.
Ada saja segi-segi tertentu dalam organisasi klien yang tidak akan sepenuhnya dikuasai.
Konsultan tidak sepenuhnya memahami struktur organisasi karena perilaku para anggota organisasi tidak hanya diatur oleh kultur yang tersurat, akan tetapi juga secara tersirat.
Konsultan tidak mengenali sepenuhnya jaringan komunikasi formal dan informal.
keengganan berbagai pihak dalam organisasi untuk berbagi informasi dengan orang luar.

Konsultan Internal

Menggunakan konsultan internal mempunyai manfaat tertentu yang tidak diperoleh dengan menggunakan jasa konsultan eksternal, antara lain:

Konsultan sudah menjadi anggota organisasi.
Konsultasi sudah mengenal dengan baik dan menerima norma-norma yang berlaku.
Yang bersangkutan tidak perlu lagi menggunakan waktu yang panjang untuk menjalani periode orientasi.
Konsultan internal tersebut sangat mungkin sudah memahami struktur kekuasaan dan kewenangan dalam organisasi.
Konsultan sudah mengenal orang-orang yang memainkan peranan yang strategis dalam organisasi.
Konsultan sudah dikenal oleh para anggota organisasi.
Yang bersangkutan termasuk salah satu pihak yang berkepentingan yang tentunya ingin melihat organisasi meraih keberhasilan.

Berbagai kelemahan dalam penggunaan konsultan internal, seperti:

Kemungkinan kurangnya keterampilan khusus dalam teori dan teknik Organisasi.
Karena keterikatan psikologisnya kepada organisasi, konsultan internal mungkin tidak bebas dari subjektivitas.
Kemungkinan konsultan internal akan terpukau oleh sistem operasional yang berlaku dan menyesuaikan saran-sarannya dengan selera manajemen.
Hubungannya dengan para karyawan lain akan diwarnai oleh sifat interaksi yang sudah terjalin di masa lalu.
Tidak memiliki kekuasaan atau kewenangan tertentu yang sebetulnya diperlukan dalam melaksanakan berbagai jenis intervensi.

Kerja Sama Tim Eksternal dan Internal

Konsultan eksternal membawa keterampilan, objektivitas dan wawasan baru dalam memecahkan berbagai masalah. Sebaliknya konsultan internal membawa pengetahuan yang rinci tentang kultur, norma-norma, sistem nilai dan pemahaman tentang kekuatan dan kelemahan organisasi ditambah dengan kenyataan bahwa mereka sudah mengenal para anggota organisasi lainnya. Dengan perkataan lain, kerja sama antara konsultan eksternal dan internal menghasilkan integrasi kemampuan, keterampilan dan daya. Pendekatan tim mempunyai manfaat lain, yaitu:

Pembagian kerja dalam pelaksanaan program perubahan.
Berbagi pengetahuan dan pengalaman.
Mengurangi perlunakan saran.
Adanya jaminan bahwa perubahan yang diberlakukan berlangsung secara berlanjut karena meskipun konsultan eksternal tidak lagi aktif konsultan internal terus berada di lingkungan organisasi.
Tim eksternal dan internal dapat memberikan stimulasi dan motivasi yang diperlukan.

Tahapan Proses Intervensi Konsultan pada Organisasi

Masuknya Konsultan dan Intervensinya Pada titik masuknya konsultan, kepadanya harus diberikan jaminan bahwa ia mempunyai akses yang seluas-luasnya untuk memasuki semua bagian organisasi karena hanya dengan demikianlah ia akan mengenal organisasi secara tepat, termasuk memahami permasalahan yang diduga dihadapi oleh organisasi tersebut. Pengembangan Hub Konsultan-Klien Mencakup kerangka kerja konsultan, masa kerjanya, biaya yang harus dipikul oleh klien, hasil pekerjaan yang diharapkan dari konsultan, yang kesemuanya dimaksudkan untuk :

Mencegah timbulnya konflik di kemudian hari.
Mempertegas apa yang diharapkan oleh satu pihak dari pihak yang lain,
Kesepakatan tentang cara penyelesaian perbedaan pendapat tentang semua segi hubungan kerja kedua belah pihak seandainya perbedaan pendapat itu timbul.

Pengumpulan Informasi

Konsultan dapat menggunakan berbagai cara dan teknik pengumpulan data seperti melalui wawancara dan penyebarluasan kuesioner. Contoh: Jika dalam suatu organisasi terjadi perpindahan pegawai.

Tahap Diagnosis

Konsultan bersama kliennya menganalisis data yang telah terkumpul yang apabila dilakukan dengan tepat, akan menghasilkan identifikasi wilayah permasalahan dan menemukan hubungan kausal yang bersifat kritis. Diagnosis yang tepat sangat penting disoroti dari paling sedikit dua sudut pandang. Pertama: Agar ditemukan sumber, dan Kedua Diagnosis yang lemah, tidak tepat, dapat menjurus kearah perubahan yang harus dibayar dengan biaya tinggi.

Rencana Aksi, Strat & Teknik Intervensi

Berbagai teknik Organisasi dpt digunakan, seperti GKM, MBO, pengembangan tim, pengembangan hubungan intra kelompok dan antar kelompok. Yang perlu diperhatikan bhw teknik apa yang digunakan, harus berkaitan langsung dengan situasi nyata dalam kehidupan sehari-hari organisasi klien. Fokus penerapannya bukan pada peningkatan kemampuan individual tetapi pada kerja sama antara individu, antar kelompok dan antar berbagai satuan kerja.

Pemantauan, Peninjauan Ulang dan Pemantapan Program Aksi

Memantau hasil yang dicapai dan memantapkan perubahan yang telah diperkenalkan. Berarti perlu dilakukan penilaian untuk melihat apakah strategi perubahan yang ditentukan dan dilaksanakan efektif atau tidak dalam mencapai sasaran yang diinginkan.

Pengakhiran Hub Konsultan-Klien

Seorang konsultan dapat dikatakan sukses apabila ketergantungan kliennya kepadanya semakin berkurang. Klien yang dibantu harus semakin mampu mandiri dan memiliki kemampuan yang semakin besar melakukan perubahan tanpa bantuan pihak luar.

Kultur Organisasi

Setiap organisasi memiliki kultur yang khas. Yang dimaksud dengan kultur organisasi adalah kesepakatan bersama tentang nilai yang dianut bersama dalam kehidupan organisasi dan mengikat semua orang dalam organisasi yang bersangkutan. Kultur organisasi lah yang menentukan :

Apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh para anggota organisasi;
Batas-Batas Perilaku;
Sifat dan Bentuk Pengendalian;
Gaya Manajerial.

Tantangan Organisasi Publik Di Masa Depan

Tantangan yang akan dihadapi oleh para manajer di masa depan adalah dalam memanaje perubahan. Perubahan-perubahan tersebut dalam berbagai bentuk seperti peningkatan kreativitas, inovasi, visi tentang masa depan, pemanfaatan teknologi yang semakin canggih, orientasi baru dalam interaksi dengan semua pihak yang berkepentingan, begitu mendasar sifatnya sehingga tidak ada pilihan lain kecuali mengubah kultur organisasi. Gaya bekerja, karakteristik tertentu, cara-cara berperilaku,tradisi, etos, bahkan mitos dan filosofinya mungkin lebih ampuh dari sistem tertentu yang sifatnya formalistik. Harus disadari bahwa kultur organisasi tidak timbul dan tumbuh dengan sendirinya, melainkan dengan sadar ditanamkan, ditumbuhkan, dipelihara dan dipertahankan melalui suatu strategi perubahan yang kompleks yang ditentukan dan ditetapkan oleh pihak manajemen.

Management Strategies

Manajemen strategis merupakan proses atau rangkaian kegiatan pengambilan keputusan yang bersifat mendasar dan menyeluruh, dengan disertai penetapan cara melaksanakannya, yang dibuat oleh pimpinan dan diimplementasikan oleh seluruh jajaran di dalam suatu organisasi, untuk mencapai suatu tujuan Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melakukan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, majer merencanakan (Plan) apa yang akan mereka lakukan. Kemudian mengorganisasikan (Organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staff (Staffing) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (Direct) untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasional secara optimal.

Konsep Organisasi

Secara sederhana, organisasi adalah suatu kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada. Organisasi ialah suatu wadah atau tempat untuk melakukan kegiatan bersama, agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama, Ciri-ciri organisasi:

terdiri daripada dua orang atau lebih;
Ada Kerja Sama;
Ada Komunikasi antar satu anggota dengan yang lain;
Ada tujuan yang ingin dicapai.

Organisasi Publik

Organisasi publik adalah organisasi yang terbesar, yang mewadahi seluruh lapisan masyarakat dengan ruang lingkup negara, mempunyai kewenangan yang absah (teori legitimasi) di bidang politik, administrasi pemerintahan, dan hukum secara terlembaga, sehingga mempunyai kewajiban melindungi warga negaranya, dan melayani keperluannya, sebaliknya berhak pula memungut pajak untuk pendanaan, serta menjatuhkan hukuman sebagai sanksi penegakan peraturan. Organisasi publik sering dilihat pada bentuk organisasi pemerintah yang dikenal sebagai birokrasi pemerintah (organisasi pemerintahan).

Organisasi publik atau organisasi pelayanan umum dapat didefinisikan sebagai segala bentuk jasa pelayanan, baik dalam bentuk barang publik maupun jasa publik yang pada prinsipnya menjadi tanggung jawab dan dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah di Pusat, di Daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah, dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Peran Strategis Konsultan Pada Organisasi

Konsultan eksternal membawa keterampilan, objektivitas dan wawasan baru dalam memecahkan berbagai masalah.Sebaliknya konsultan internal membawa pengetahuan yang rinci tentang kultur, norma-norma, sistem nilai dan pemahaman tentang kekuatan dan kelemahan organisasi ditambah dengan kenyataan bahwa mereka sudah mengenal para anggota organisasi lainnya. Dengan perkataan lain, kerja sama antara konsultan eksternal dan internal menghasilkan integrasi kemampuan, keterampilan dan daya. Pendekatan tim mempunyai manfaat lain, yaitu:

Pembagian kerja dalam pelaksanaan program perubahan
Berbagi pengetahuan dan pengalaman
Mengurangi perlunakan saran
Adanya jaminan bahwa perubahan yang diberlakukan berlangsung secara berlanjut karena meskipun konsultan eksternal tidak lagi aktif konsultan internal terus berada di lingkungan organisasi.
Tim eksternal dan internal dapat memberikan stimulasi dan motivasi yang diperlukan.

Tahapan Proses Intervensi Konsultan Pada Organisasi

Mencegah timbulnya konflik di kemudian hari.
Mempertegas apa yang diharapkan oleh satu pihak dari pihak yang lain,
Kesepakatan tentang cara penyelesaian perbedaan pendapat tentang semua segi hubungan kerja kedua belah pihak seandainya perbedaan pendapat itu timbul. Adapun tahapan prosesnya sebagai berikut:

Pengumpulan Informasi
Tahap Diagnosis
Rencana Aksi, Strat & Teknik Interv
Pemantauan, Peninjauan Ulang dan Pemantapan Program Aksi
Pengakhiran Hub Konsultan-Klien

Masih rendahnya kompetensi sumber daya manusia dalam organisasi publik yang sangat jauh ketinggalan dengan organisasi swasta, hal ini diakibatkan daya saing dan pemecahan masalah dalam kebijakan organisasi relatif lemah dan tidak efisien sehingga untuk itu peran strategis konsultan pada organisasi publik sangat berperan dalam membantu daya saing dan produktivitas pegawai untuk pencapaian pelayanan yang optimal kepada masyarakat menuju reformasi birokrasi dan pencapaian good government. Untuk mengembangkan perusahaan dan menata lingkungan bisnis perusahaan yang kacau membutuhkan bantuan seorang atau tim profesional. Dan orang yang bertugas untuk melakukan pekerjaan ini disebut sebagai konsultan. Lebih khusus lagi, dia disebut sebagai OD Consultant (Organization Development Consultant).

Menurut definisi, arti konsultan adalah setiap individu yang dewasa, menyenangkan, bertanggungjawab, dan kompeten secara profesional untuk memulai, merangsang (menstimulasi) dan memfasilitasi program perubahan. Secara akademik, dia adalah individu yang adil dan sistematis, seseorang yang memiliki kemampuan untuk melihat sesuatu secara objektif dari semua perspektif, dan umumnya jebolan perguruan tinggi di bidang tertentu dan berpengalaman di bidangnya. Menurut definisi, seorang konsultan adalah setiap individu yang matang, menyenangkan, dan kompeten secara profesional untuk memulai, merangsang dan memfasilitasi program perubahan. Ia adalah individu yang adil dan sistematis, seseorang yang memiliki kemampuan untuk melihat segala sesuatu secara objektif dari segala sesuatu. perspektif.

Fungsi Konsultan (Functions of Consultants)

Berikut ini beberapa alasan mengapa perusahaan anda perlu seorang konsultan atau tim konsultan, yaitu:

Untuk membantu departemen dalam organisasi perusahaan dalam melakukan pemeriksaan status terkini (To help the organization of department examine and determine its present status).
Membantu manajemen dalam menganalisa masalah dan merencanakan strategi perubahan (To assist management in analyzing problem areas and to plan strategies of change).
Mengaktualisasikan dan memfasilitasi perubahan (To actualize and facilitate change).

Berdasarkan ketiga fungsinya tersebut, keberadaan konsultan menjadi sangat penting untuk menjauhkan bisnis perusahaan dari berbagai persoalan kebangkrutan, dan membantu mencari solusi penyelesaian kasus perusahaan, dan banyak lainnya.

Jenis-Jenis Konsultan di Perusahaan (Types of Consultants)

External Consultant, yaitu seorang atau lebih konsultan dari luar organisasi perusahaan (orang yang tidak bekerja sebagai staf perusahaan) yang dibayar atau disewa oleh perusahaan.
Internal Consultant, yaitu seorang atau lebih konsultan dari lingkungan karyawan atau staf organisasi perusahaan yang digaji dengan tugas sebagai konsultan.
External-Internal Consulting Team, yaitu gabungan individu konsultan yang direkrut / dibayar dari luar maupun dari lingkungan organisasi perusahaan untuk bertugas sebagai konsultan.

Kelebihan dan Kekurangan (Advantages and Disadvantages)

Terdapat kelebihan dan kekurangan antara menyewa konsultan Internal dan Eksternal, di antaranya seperti:

Konsultan dari Eksternal akan memiliki independensi yang lebih tinggi. Ia akan memiliki kebebasan luas untuk bekerja, dapat melihat kasus secara objektif dan penyebabnya, biasanya lebih mudah diterima oleh para karyawan perusahaan. Namun bagaimanapun, mengingat ia berasal dari luar perusahaan, maka ada kemungkinan ia tidak begitu mengenal sistem kerja organisasi perusahaan, budaya kelaziman, permainan isu politik bisnis yang sedang berkembang di perusahaan, dll, dan hal ini dapat menyebabkan Konsultan Eksternal akan kesulitan dalam mengumpulkan informasi dan data.
Konsultan dari Internal lebih familiar dengan sistem kerja perusahaan, mengenal seluk beluk perusahaan lebih baik, hingga penyebab kasus yang sedang terjadi, dan sebagainya. Sayangnya, objektivitas konsultan internal mungkin akan terganggu dengan keberpihakannya pada kasus politik bisnis yang sedang berkembang, mendukung staf-staf tertentu, dll. Selain itu, dalam beberapa kasus, konsultan internal yang berpihak akan sulit diterima oleh para karyawan. Lebih buruknya lagi, ia mungkin juga tidak memiliki wewenang dan kekuatan untuk melakukan perubahan positif ketika ia telah bertentangan dengan satu atau lebih staf orang dalam dari organisasi perusahaan.

Dengan adanya kekurangan dan kelebihan tersebut, maka dengan menggabungkan antara konsultan eksternal dan internal menjadi satu tim konsultan perusahaan akan lebih baik untuk mendapatkan dan menerapkan objektivitas, pengetahuan, dan keahlian konsultan dalam mengatasi masalah yang sedang terjadi dan memperbaiki perusahaan. Di lain kesempatan akan dibahas bagaimana keahlian konsultan (Skill of Consultants) dan apa saja kegiatan yang harus dilakukannya (Activities of Consultants), bagaimana gayanya (Styles of Consultant), professionalism serta the consultant-client relationship. Three Step Model yang ditemukan oleh Kurt Lewin merupakan suatu analisis kekuatan lapangan atau lingkungan internal dan eksternal organisasi. Ia lebih mengedepankan pertanyaan “mengapa” individu, kelompok, atau organisasi melakukan perubahan.

Bagaimana Manajemen Perubahan versi Kurt Lewin Three Step Model ?

Dalam memahami perubahan, terdapat metode yang dikembangkan oleh seorang ahli fisika serta ilmuwan sosial yang bernama Kurt Lewin pada tahun 1950-an. Lewin mengembangkan konsep force field analysis atau teori perubahan untuk membantu menganalisa dan mengerti suatu kekuatan terhadap suatu inisiatif perubahan. Force field analysis adalah sebuah teknik untuk melihat gambaran utama yang melibatkan semua kekuatan yang berjalan sejalan dengan perubahan (driving forces) dan kekuatan yang merintangi sebuah perubahan (resisting forces). Berikut penjelasan untuk masing-masing fase dalam Lewin (Lewin, 1951):

Unfreezing

Fase yang pertama ini dibentuk dengan teori perilaku manusia dan perilaku perusahaan, yang terbagi dalam tiga sub proses yang mempunyai relevansi terhadap kesiapan perubahan yaitu perlunya kondisi perubahan karena adanya kesenjangan yang besar antara tujuan dan kenyataan. Umumnya, fase ini melibatkan tiga aktivitas berikut:

Menelaah dan memahami status quo atau keadaan perusahaan saat ini untuk melihat jarak yang ada antara keadaan yang diharapkan dengan keadaan saat ini.
Meningkatkan dan menekankan faktor-faktor yang menguatkan untuk melakukan perubahan.
Mengurangi faktor-faktor yang bersifat resisten terhadap perubahan tersebut.

Proses perubahan ini dipimpin oleh orang yang memiliki jabatan yang tinggi, misalnya adalah manajer. Manajer perlu memahami pentingnya perubahan tersebut terlebih dahulu, kemudian barulah melakukan edukasi ke para anggota lainnya mengenai perubahan tersebut. Proses edukasi tersebut memerlukan desakan dan motivasi bahwa perubahan yang dilakukan tersebut merupakan hal yang positif, mendatangkan keuntungan, serta membantu kegiatan dalam perusahaan kedepannya. Selain itu, manajer juga perlu memperhatikan dan mengatasi faktor-faktor lainnya yang dapat menghambat perubahan tersebut, sehingga akhirnya perubahan tersebut mendapatkan dukungan penuh dari berbagai pihak. Kemudian, manajer perlu membuat rencana-rencana jangka pendek dan panjang yang berkaitan dengan perubahan tersebut.

Movement

Menganalisis kesenjangan antara desire status dengan status quo, dan mencermati program-program perubahan yang sesuai untuk dilakukan agar dapat memberi solusi yang optimal untuk mengurangi resistensi terhadap perubahan. Sebagaimana peran berubah, suatu kondisi inefisiensi terjadi, manakala tujuan perubahan terabaikan. Penerapan gaya kepemimpinan yang baik adalah penting dan dengan mencermati strategi-strategi perubahan yang sesuai untuk dilakukan agar dapat memberi solusi yang optimal untuk mengurangi resistensi terhadap perubahan. Tujuan akhir dari fase ini adalah agar setiap orang tetap dalam kondisi siap berubah.

Refreezing

Merupakan fase dimana perubahan yang terjadi distabilisasi dengan membantu orang-orang yang terkena dampak perubahan, mengintegrasikan perilaku dan sikap yang telah berubah ke dalam cara yang normal untuk melakukan sesuatu. Hal ini dilakukan dengan memberi mereka kesempatan untuk menunjukkan perilaku dan sikap baru. Sikap dan perilaku yang sudah mapan kembali tersebut perlu dibekukan, sehingga menjadi norma-norma baru yang diakui kebenarannya, atau dengan kata lain membawa kembali perusahaan kepada keseimbangan baru.

Fase ini adalah fase dimana keadaan yang diharapkan sudah dapat tercapai sehingga perubahan tersebut harus diperkuat dan dipermanenkan. Untuk memperkuat perubahan tersebut dapat dilakukan dengan cara menetapkan aturan dan kebijakan baru, menciptakan budaya-budaya baru, dan menerapkan sistem penghargaan terhadap perubahan tersebut. Dengan melakukan hal-hal tersebut, maka perubahan tersebut mencapai titik stabil. Dengan menerapkan tiga fase perubahan Lewin maka dapat membuat kekuatan pendukung semakin banyak dan kekuatan penolak semakin sedikit. Metode lewin digunakan sebagai landasan utama dalam menyusun kerangka baru manajemen perubahan dalam penelitian ini. Hal ini dikarenakan metode Lewin secara efektif memungkinkan bisnis untuk sukses dalam merencanakan, mendesain dan mengimplementasikan perubahan (Longo, 2011).

Pendekatan metode Lewin adalah penting karena tidak hanya merepresentasikan pendekatan struktur yang bernilai dari manajemen perubahan, tapi juga secara efektif membantu pengguna untuk mengetahui sampai mana pencapaian yang pengguna dapatkan dalam arti dari proses perubahan berbeda yang pengguna jalankan dan akhirnya untuk lebih baik lagi dalam mengikuti kecepatan dunia perubahan. Keterbatasan dari metode manajemen perubahan Lewin adalah:

Metode Lewin terlalu sederhana dan tidak cocok untuk organisasi besar yang memiliki inovasi yang tinggi.
Metode Lewin terlihat menganjurkan pendekatan manajemen perubahan dari atas ke bawah, dilain pihak mengesampingkan pendekatan manajemen dari bawah ke atas.

Capital EduWork